Was ist digitale Buchhaltung?
In einer digitalen Buchhaltung entsteht kein Papierordner mehr. Eingehende Rechnungen werden als Datei gesichert oder gescannt, die Daten daraus werden ausgelesen statt abgetippt, und das Steuerbüro bekommt Belege und Buchungsdaten elektronisch. Auch die Abgabe ans Finanzamt läuft elektronisch.
Für kleine Unternehmen und Selbstständige ist das kein großes Projekt. Es sind acht Bausteine, die sich einzeln umstellen lassen.
Die Bausteine im Überblick
| Baustein | Worum es geht | Mehr dazu |
|---|---|---|
| Belege erfassen | Papierbelege werden gescannt oder fotografiert, PDF-Rechnungen als Datei gesichert. | Belege digitalisieren, Rechnungen scannen |
| Eingangsrechnungen | Ein fester Ablauf vom Eingang über Prüfung und Kontierung bis zur Zahlung. | Eingangsrechnungen scannen und buchen |
| Ausgangsrechnungen | Rechnungen mit allen Pflichtangaben, künftig als E-Rechnung. | Rechnung schreiben als Kleinunternehmer, E-Rechnungspflicht |
| E-Rechnungen lesen | XRechnung und ZUGFeRD öffnen, prüfen und im Original aufbewahren. | E-Rechnung-Viewer |
| Kasse und Barbelege | Bareinnahmen und Barausgaben täglich festhalten, Quittungen ausstellen. | Kassenbuch-Vorlage, Quittung-Vorlage, Kassenbuch führen |
| Umsatzsteuer | Voranmeldung elektronisch über ELSTER, Zahllast aus Umsatzsteuer und Vorsteuer. | Umsatzsteuervoranmeldung berechnen, Umsatzsteuervoranmeldung: Fristen und Abgabe |
| Aufbewahrung | Dateien unverändert, auffindbar und gesichert ablegen, 8 oder 10 Jahre lang. | Aufbewahrungsfristen-Rechner, Belege GoBD-konform aufbewahren |
| Übergabe an das Steuerbüro | Belege und Buchungsdaten in einem festen Rhythmus und einem vereinbarten Format. | Belege für den Steuerberater vorbereiten, Steuerberater-Kosten |
Was ist Pflicht, was freiwillig?
Eine vollständig digitale Buchhaltung ist nicht vorgeschrieben. Diese Teile sind es:
- Elektronische Abgabe ans Finanzamt: Umsatzsteuervoranmeldungen werden über ELSTER oder eine Software mit ELSTER-Schnittstelle übermittelt.
- E-Rechnungen empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
- E-Rechnungen ausstellen: Regelbesteuerte Unternehmen dürfen im Geschäft mit anderen Unternehmen noch bis Ende 2026 Papier- und PDF-Rechnungen stellen, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit.
- Digitale Belege digital aufbewahren: Was als Datei ankommt, wird als Datei aufbewahrt. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
Freiwillig ist, Papierbelege zu scannen und danach zu vernichten. Wer das tut, hält sich an die GoBD. Was sie verlangen, steht unter Belege digitalisieren.
Der Zeitplan der E-Rechnung
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen annehmen können. |
| Bis 31.12.2026 | Papierrechnungen bleiben erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers. |
| Bis 31.12.2027 | Dasselbe gilt noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. |
| Ab 01.01.2028 | Alle regelbesteuerten Unternehmen stellen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen aus. |
Die Einzelheiten und die Ausnahmen stehen im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Umstieg in 5 Schritten
- Stichtag festlegen. Ab diesem Tag wird jeder neue Beleg digital erfasst. Alte Ordner bleiben, wie sie sind.
- Eingang bündeln. Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen, ein Fach für Papier, ein fester Termin pro Woche.
- Ablage einrichten. Ordner nach Jahr und Monat, einheitliche Dateinamen, eine Sicherung an einem zweiten Ort.
- Mit dem Steuerbüro abstimmen. Welcher Kontenrahmen, welches Format, welcher Weg und welcher Rhythmus für die Übergabe?
- Verfahren aufschreiben. Wenige Seiten genügen: wer digitalisiert wann und womit, wo liegen die Dateien, wann wird Papier vernichtet.
Was sich dadurch ändert
- Belege gehen nicht mehr verloren. Was sofort fotografiert ist, kann nicht verblassen oder im Auto liegen bleiben.
- Weniger Abtippen. Betrag, Datum und Umsatzsteuer werden ausgelesen und nur noch kontrolliert.
- Schnellere Antworten. Eine Rechnung von vor drei Jahren ist über den Dateinamen in Sekunden gefunden.
- Weniger Arbeit für die Kanzlei. Je sauberer Belege und Daten ankommen, desto weniger muss das Steuerbüro nachfragen und nacherfassen.
Welchen Teil RechnungScanner.de übernimmt
RechnungScanner.de deckt den Schritt zwischen Beleg und Buchung ab: Rechnungen und Quittungen per Foto oder PDF erfassen, Lieferant, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Brutto auslesen, kontrollieren und als Datei im DATEV-Format für das Steuerbüro exportieren, wahlweise nach SKR03 oder SKR04. Ein Archiv und eine vollständige Buchhaltungssoftware ist RechnungScanner.de nicht. Die Aufbewahrung der Originale bleibt Ihre Aufgabe oder die Ihres Steuerbüros.
Wie das Erfassen abläuft, zeigt die Seite Rechnungen scannen.
Häufige Fragen
Ist digitale Buchhaltung Pflicht?
Eine vollständig digitale Buchhaltung schreibt das Gesetz nicht vor. Einzelne Teile sind aber Pflicht: Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen gehen elektronisch an das Finanzamt, und seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 und 2028 müssen regelbesteuerte Unternehmen im Geschäft mit anderen Unternehmen auch E-Rechnungen ausstellen.
Was ist der Unterschied zwischen digitaler Buchhaltung und digitalen Belegen?
Digitale Belege sind der erste Baustein: Rechnungen und Quittungen liegen als Datei vor. Digitale Buchhaltung meint den ganzen Ablauf, also auch das Verbuchen, die Umsatzsteuervoranmeldung, die Aufbewahrung und den Austausch mit dem Steuerbüro ohne Papier.
Darf ich Papierbelege wegwerfen, wenn ich digital arbeite?
In der Regel ja, wenn der Scan oder das Foto vollständig und lesbar ist, unverändert aufbewahrt wird und Ihr Verfahren beschrieben ist. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen bleiben im Original.
Was verlangen die GoBD von einer digitalen Buchhaltung?
Dass jeder Geschäftsvorfall vollständig, richtig und zeitnah erfasst ist, dass sich jeder Beleg finden und einer Buchung zuordnen lässt und dass nichts geändert werden kann, ohne dass die Änderung erkennbar ist. Dazu kommt eine kurze Beschreibung des eigenen Verfahrens.
Brauche ich DATEV für die digitale Buchhaltung?
Nein. DATEV ist die Software, mit der die meisten Steuerbüros arbeiten. Für Sie ist wichtig, dass Ihre Belege und Daten in einer Form vorliegen, die das Steuerbüro übernehmen kann. Fragen Sie Ihre Kanzlei, welchen Weg und welches Format sie bevorzugt.
Wie lange dauert der Umstieg?
Der Einstieg gelingt an einem Stichtag: Ab diesem Tag werden alle neuen Belege digital erfasst. Alte Papierbelege müssen Sie nicht nachträglich digitalisieren. Sie bleiben bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist im Ordner.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.