Diese Daten werden aus der Rechnung gelesen
Nach dem Hochladen sehen Sie den Beleg und daneben die erkannten Werte. Jeder Wert lässt sich vor dem Export ändern, denn eine automatische Erkennung kann sich bei schlechten Fotos oder ungewöhnlichen Layouts irren.
| Bereich | Erkannte Angaben |
|---|---|
| Lieferant | Name, Anschrift, USt-IdNr., IBAN |
| Rechnungsdaten | Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Lieferdatum |
| Beträge | Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag, Währung |
| Steuer | Umsatzsteuersatz, zum Beispiel 19 % oder 7 % |
| Positionen | Einzelne Rechnungspositionen, soweit der Beleg sie ausweist |
| Buchung | Vorschlag für Sachkonto und Steuerschlüssel, vor dem Export änderbar |
Rechnungen fotografieren: 6 Tipps für gute Scans
- Glatt hinlegen. Knicke und gewölbtes Papier verzerren Zahlen. Den Beleg auf eine ebene, dunkle Unterlage legen.
- Gerade von oben. Das Handy parallel zum Beleg halten, damit alle vier Ecken im Bild sind.
- Viel Licht, kein Blitz. Tageslicht am Fenster reicht. Der Blitz erzeugt auf glänzendem Papier helle Flecken.
- Ein Beleg pro Foto. Mehrere Bons auf einem Bild lassen sich nicht sauber trennen.
- Mehrseitige Rechnungen als PDF. Liegt die Rechnung schon als PDF vor, laden Sie die Datei hoch, statt sie auszudrucken und zu fotografieren.
- Thermobons sofort erfassen. Kassenbons auf Thermopapier verblassen. Was heute noch lesbar ist, kann in zwei Jahren weiß sein.
Ist das Fotografieren von Belegen erlaubt?
Ja. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) stellen das Fotografieren mit dem Smartphone seit der Neufassung von 2019 dem Scannen gleich. Das gilt auch für Belege, die im Ausland entstehen, zum Beispiel auf einer Dienstreise. Drei Punkte sind wichtig:
- Vollständig und lesbar: Das Bild muss den ganzen Beleg zeigen, auch die Rückseite, wenn dort etwas steht.
- Unverändert aufbewahren: Die Bilddatei wird so archiviert, wie sie aufgenommen wurde.
- Verfahren festhalten: Wer Papierbelege nach dem Scannen vernichten will, beschreibt in einer Verfahrensdokumentation, wer wann wie scannt und wo die Dateien liegen.
Wie lange Belege aufbewahrt werden müssen, zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner. Mehr zur Ablage steht im Ratgeber Belegarchivierung GoBD-konform.
Nach dem Scannen: Export für DATEV und Steuerbüro
Geprüfte Belege exportieren Sie als CSV-Datei im DATEV-Format. Die Datei enthält pro Beleg eine Buchungszeile mit Betrag, Steuerschlüssel, Konto, Belegdatum, Belegnummer und Buchungstext. Ihr Steuerbüro kann sie in DATEV einlesen, statt jeden Beleg von Hand zu erfassen.
Wie Sie die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro organisieren, beschreibt der Ratgeber Buchhaltung digitalisieren.
Für wen sich das Scannen lohnt
- Kleinunternehmer und Freelancer, die ihre Belege selbst sammeln und einmal im Monat oder Quartal ans Steuerbüro geben.
- Selbstständige mit vielen Kleinbelegen, etwa Tankquittungen, Bewirtungsbelege und Materialeinkäufe.
- Alle, die Eingangsrechnungen noch abtippen und dabei Zahlendreher und vergessene Belege vermeiden wollen.
Den Ablauf von der eingehenden Rechnung bis zur Ablage beschreibt die Seite Eingangsrechnungen scannen und buchen. Was für Papierbelege, PDFs und E-Rechnungen jeweils gilt, steht unter Belege digitalisieren.
E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD müssen nicht gescannt werden. Zum Öffnen und Prüfen gibt es den E-Rechnung-Viewer.
Was kostet das?
| Tarif | Scans pro Monat | Preis |
|---|---|---|
| Free | 10 | 0 € |
| Pro | 100 | 9,99 € pro Monat, jederzeit kündbar |
Alle Einzelheiten zu den Tarifen stehen auf der Preisübersicht.
Häufige Fragen
Kann ich Rechnungen mit dem Handy scannen?
Ja. RechnungScanner.de läuft im Browser, auch auf dem Smartphone. Sie tippen auf „Foto mit Kamera aufnehmen“, fotografieren den Beleg und sehen kurz darauf die erkannten Daten. Eine App aus dem Store müssen Sie nicht installieren.
Erkennt das Finanzamt fotografierte Belege an?
Ja. Die GoBD lassen das Fotografieren von Belegen mit dem Smartphone ausdrücklich zu und stellen es dem Scannen gleich. Das Bild muss vollständig und lesbar sein und unverändert aufbewahrt werden.
Darf ich die Papierrechnung nach dem Scannen wegwerfen?
Grundsätzlich ja, wenn Ihr Scanverfahren in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und die digitale Kopie unveränderbar aufbewahrt wird. Einige Unterlagen müssen im Original bleiben, zum Beispiel Jahresabschlüsse. Klären Sie das Vorgehen vorher mit Ihrer Steuerberatung.
Welche Dateiformate werden unterstützt?
PDF, JPG, PNG und WebP bis 10 MB pro Datei. PDF-Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach liefern die besten Ergebnisse, weil der Text dort schon scharf vorliegt.
Was kostet das Scannen von Rechnungen?
10 Scans pro Monat sind dauerhaft kostenlos. Der Pro-Tarif mit bis zu 100 Scans pro Monat kostet 9,99 € im Monat und ist jederzeit kündbar.
Funktioniert das auch mit Kassenbons und Quittungen?
Ja. Kassenbons, Tankbelege und Quittungen werden wie Rechnungen verarbeitet. Bei kleinen oder verblassten Belegen lohnt sich ein Foto bei gutem Licht, damit Betrag und Datum sicher erkannt werden.
Kann ich E-Rechnungen scannen?
Eine E-Rechnung muss nicht gescannt werden, sie enthält die Daten bereits in strukturierter Form. Zum Lesen und Prüfen gibt es den kostenlosen E-Rechnung-Viewer. Das Scannen ist für Papierbelege und einfache PDF-Rechnungen gedacht.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.