Welcher Beleg wird wie digitalisiert?
Nicht jeder Beleg muss gescannt werden. Was schon digital ankommt, bleibt digital und wird in dem Format aufbewahrt, in dem es eingegangen ist.
| Beleg | So digitalisieren | Das bewahren Sie auf |
|---|---|---|
| Papierbeleg (Rechnung, Quittung, Kassenbon) | Scannen oder mit dem Smartphone fotografieren | Bilddatei unverändert. Papier darf weg, wenn das Verfahren dokumentiert ist. |
| PDF-Rechnung per E-Mail | Datei speichern, nicht ausdrucken | Die PDF-Datei. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht. |
| Rechnung im Kundenportal | Als PDF herunterladen | Die heruntergeladene Datei. Ein Screenshot reicht nicht. |
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) | Nichts: Sie ist schon digital | Die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF im Original. |
| Elektronischer Kontoauszug | Datei der Bank herunterladen | Die Datei der Bank, nicht nur einen Ausdruck. |
E-Rechnungen lassen sich mit dem E-Rechnung-Viewer lesbar anzeigen. Was seit 2025 für ihren Empfang gilt, steht im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Was das Finanzamt verlangt
Maßstab sind die GoBD, die Grundsätze der Finanzverwaltung für Bücher und Belege in elektronischer Form. Für digitalisierte Belege kommt es auf fünf Punkte an:
- Vollständig und lesbar: Das Bild zeigt den ganzen Beleg, bei Bedarf auch die Rückseite.
- Zeitnah: Belege werden gesichert, bevor sie verloren gehen. Bei unbaren Vorgängen gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben werden täglich festgehalten.
- Unverändert: Die Datei wird so abgelegt, wie sie aufgenommen wurde, und danach nicht mehr bearbeitet.
- Auffindbar: Jeder Beleg lässt sich in angemessener Zeit finden und einer Buchung zuordnen.
- Beschrieben: Eine kurze Verfahrensdokumentation hält fest, wer wann wie digitalisiert und wo die Dateien liegen.
Ein gewöhnlicher Ordner auf der Festplatte oder in der Cloud erfüllt die Unveränderbarkeit für sich allein nicht. Welche Maßnahmen dazukommen können und was in die Verfahrensdokumentation gehört, beschreibt der Ratgeber Belege GoBD-konform aufbewahren.
Scanner, Smartphone oder Dienstleister?
| Weg | Geeignet für | Darauf achten |
|---|---|---|
| Smartphone | einzelne Belege, unterwegs, Kassenbons | Beleg glatt hinlegen, gerade von oben, Tageslicht statt Blitz |
| Dokumentenscanner mit Einzug | Stapel mit vielen Seiten | Vorher Klammern lösen, danach Stichproben auf Lesbarkeit |
| Multifunktionsgerät im Büro | gelegentliche Scans | Als PDF speichern, ein Beleg pro Datei |
| Scan-Dienstleister | große Altbestände | Vorher klären, wie Vollständigkeit und Rücktransport geregelt sind |
Eine Mindestauflösung schreiben die GoBD nicht vor. Mit 300 dpi oder einem scharfen Handyfoto ist auch Kleingedrucktes lesbar. Wie gute Belegfotos gelingen, zeigt die Seite Rechnungen scannen.
Darf das Papier danach weg?
In der Regel ja. Voraussetzung ist, dass die Datei vollständig und lesbar ist, unverändert aufbewahrt wird und Ihr Verfahren beschrieben ist. Im Original bleiben:
- Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
- notarielle Urkunden
- Unterlagen, die Sie für Zoll oder Gericht im Original brauchen könnten
Kassenbons auf Thermopapier verblassen. Hier schützt das Foto den Beleg: Was heute digitalisiert ist, bleibt lesbar, auch wenn das Papier in zwei Jahren weiß ist.
Daten auslesen statt abtippen
Mit der Datei allein ist der Beleg archiviert, aber noch nicht verbucht. Für die Buchhaltung braucht es die Angaben daraus: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Von Hand dauert das pro Beleg ein bis zwei Minuten und führt leicht zu Zahlendrehern.
RechnungScanner.de liest diese Angaben aus Fotos und PDFs aus, zeigt sie neben dem Beleg zur Kontrolle und erstellt daraus eine Datei im DATEV-Format für das Steuerbüro. Eine automatische Erkennung kann sich irren, vor allem bei schlechten Fotos. Die Kontrolle bleibt deshalb Ihr Teil der Arbeit.
Wie lange aufbewahren?
Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge 8 Jahre, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Das genaue Fristende zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.
Typische Fehler beim Digitalisieren
- PDF-Rechnungen ausdrucken und wieder einscannen. Aufzubewahren ist die Datei, die angekommen ist.
- E-Rechnungen nur als Ausdruck ablegen. Der strukturierte Teil fehlt dann.
- Mehrere Bons auf einem Foto. Sie lassen sich später nicht sauber trennen.
- Dateien nachträglich zuschneiden oder neu speichern, ohne die ursprüngliche Datei zu behalten.
- Alles liegt nur auf einem Gerät. Ein defektes Handy reicht dann für den Verlust.
Wie digitale Belege zum Steuerbüro kommen, beschreibt der Ratgeber Buchhaltung digitalisieren. Den Überblick über alle Bausteine gibt die Seite Digitale Buchhaltung.
Häufige Fragen
Erkennt das Finanzamt digitalisierte Belege an?
Ja. Die GoBD erlauben es, Papierbelege zu scannen oder zu fotografieren und danach nur noch die Datei aufzubewahren. Das Bild muss vollständig und lesbar sein und unverändert aufbewahrt werden. Wer das Papier vernichtet, braucht eine kurze Beschreibung seines Verfahrens.
Darf ich Belege mit dem Handy fotografieren?
Ja. Die GoBD stellen das Fotografieren mit dem Smartphone dem Scannen gleich. Das gilt auch für Belege, die auf einer Reise im Ausland entstehen.
Darf ich das Papier nach dem Digitalisieren wegwerfen?
In der Regel ja, wenn das Bild vollständig und lesbar ist, unverändert aufbewahrt wird und Ihr Verfahren dokumentiert ist. Im Original bleiben müssen unter anderem Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie Unterlagen, die Sie für Zoll oder Gericht im Original brauchen könnten.
Welche Auflösung brauchen digitalisierte Belege?
Die GoBD nennen keinen Wert. Der Beleg muss lesbar sein, auch das Kleingedruckte. Mit 300 dpi oder einem scharfen Handyfoto sind Sie auf der sicheren Seite. In Farbe müssen Sie nur erfassen, wenn die Farbe etwas aussagt, zum Beispiel bei einem roten Minusbetrag.
Wie lange muss ich digitalisierte Belege aufbewahren?
Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und Kontoauszüge 8 Jahre, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Welche Software brauche ich, um Belege zu digitalisieren?
Zum Digitalisieren selbst genügt ein Scanner oder ein Smartphone und ein Ort für die Ablage. Eine Software zum Auslesen spart das Abtippen: RechnungScanner.de erkennt Betrag, Datum, Umsatzsteuer und Lieferant und erstellt daraus eine Datei für das Steuerbüro. Ein Archiv ist RechnungScanner.de nicht, die Originaldateien bewahren Sie selbst oder über Ihr Steuerbüro auf.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.