Die Fristen im Überblick
Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen stehen in § 147 der Abgabenordnung, für Kaufleute zusätzlich in § 257 HGB. Für Rechnungen gilt außerdem § 14b UStG. Es gibt drei Fristen:
- 10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse.
- 8 Jahre für Buchungsbelege, also vor allem Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge.
- 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen.
Tabelle: Welche Unterlage wie lange?
10 Jahre
| Unterlage | Frist beginnt mit Ablauf des Jahres … |
|---|---|
| Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung), EröffnungsbilanzIm Original aufzubewahren. | … in dem der Abschluss aufgestellt wurde |
| Einnahmenüberschussrechnung und die zugehörigen Aufzeichnungen | … in dem die Aufzeichnung fertiggestellt wurde |
| Kassenbuch, Kassenberichte | … der letzten Eintragung |
| Bücher und Konten (Journal, Sachkonten, Debitoren, Kreditoren) | … der letzten Eintragung |
| Inventare und Inventurunterlagen | … in dem das Inventar aufgestellt wurde |
| Anlagenverzeichnis | … der letzten Eintragung |
| Verfahrensdokumentation, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen | … in dem das Verfahren zuletzt eingesetzt wurde |
Rechtsgrundlage: § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB
8 Jahre
| Unterlage | Frist beginnt mit Ablauf des Jahres … |
|---|---|
| Eingangsrechnungen | … in dem der Beleg entstanden ist |
| Ausgangsrechnungen (Doppel der eigenen Rechnungen) | … in dem die Rechnung ausgestellt wurde |
| Quittungen, Kassenbons, Kassenzettel | … in dem der Beleg entstanden ist |
| Kontoauszüge | … in dem der Beleg entstanden ist |
| Bewirtungsbelege, Reisekostenbelege | … in dem der Beleg entstanden ist |
| Lieferscheine, die als Buchungsbeleg dienen | … in dem der Beleg entstanden ist |
| Sonstige Buchungsbelege (z. B. Gutschriften, Eigenbelege) | … in dem der Beleg entstanden ist |
Rechtsgrundlage: § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b Abs. 1 UStG
6 Jahre
| Unterlage | Frist beginnt mit Ablauf des Jahres … |
|---|---|
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (auch E-Mails) | … in dem das Schreiben empfangen oder abgesandt wurde |
| Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe (auch E-Mails) | … in dem das Schreiben empfangen oder abgesandt wurde |
| Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben, Auftragsbestätigungen | … in dem das Schreiben empfangen oder abgesandt wurde |
| Verträge (z. B. Miet-, Leasing-, Dienstleistungsverträge)Die Frist läuft erst ab dem Ende des Vertrags. | … in dem der Vertrag endet |
| Mahnungen, Reklamationen | … in dem das Schreiben empfangen oder abgesandt wurde |
| Sonstige Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung (z. B. Preislisten, Kalkulationen) | … in dem die Unterlage entstanden ist |
Rechtsgrundlage: § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB
2 Jahre (Privatpersonen)
| Unterlage | Frist beginnt mit Ablauf des Jahres … |
|---|---|
| Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen rund um Haus und Grundstück (als Privatperson)Rechnung, Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage genügt. | … in dem die Rechnung ausgestellt wurde |
Rechtsgrundlage: § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG
Wann beginnt die Frist?
Die Frist beginnt nicht am Tag des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, die letzte Eintragung ins Buch gemacht oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Sie endet also immer an einem 31. Dezember.
Beispiel: Sie erhalten am 15. März 2026 eine Rechnung. Die Frist beginnt am 31.12.2026 und läuft 8 Jahre. Sie müssen die Rechnung bis zum 31.12.2034 aufbewahren und dürfen sie ab dem 01.01.2035 vernichten.
Beim Jahresabschluss zählt das Jahr, in dem er aufgestellt wurde. Der Abschluss für 2025, den Sie 2026 aufstellen, ist deshalb bis zum 31.12.2036 aufzubewahren. Bei Verträgen beginnt die Frist erst, wenn der Vertrag beendet ist.
Was darf 2026 vernichtet werden?
Seit dem 1. Januar 2026 sind die Fristen für diese Jahrgänge abgelaufen:
| Frist | Unterlagen | Jahrgang |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse | 2015 und älter |
| 8 Jahre | Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Buchungsbelege | 2017 und älter |
| 6 Jahre | Geschäftsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen | 2019 und älter |
Prüfen Sie vor dem Vernichten, ob für das betreffende Jahr noch etwas offen ist. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Das betrifft zum Beispiel eine laufende Betriebsprüfung, einen Einspruch oder einen vorläufigen Steuerbescheid.
Seit 2025: 8 statt 10 Jahre für Buchungsbelege
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die neue Frist gilt für alle Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Sie müssen also nicht zwischen alten und neuen Belegen unterscheiden.
Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Sonderregeln.
Sonderfall Lieferscheine
Lieferscheine müssen nur so lange aufbewahrt werden, bis die Rechnung da ist: Bei empfangenen Lieferscheinen endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit dem Versand der Rechnung. Das gilt nicht, wenn der Lieferschein selbst Buchungsbeleg ist, etwa weil die Rechnung nur auf ihn verweist und die gelieferten Waren nicht selbst aufführt. Dann gilt die Frist von 8 Jahren.
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Privatpersonen haben keine allgemeine Aufbewahrungspflicht. Eine Ausnahme sind Rechnungen für Arbeiten an Haus, Wohnung oder Grundstück: Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Sinnvoll ist es, Rechnungen mindestens so lange zu behalten, wie Gewährleistungsansprüche bestehen oder das Finanzamt Nachweise für die Steuererklärung verlangen kann.
Digital aufbewahren: Was gilt für Scans und E-Rechnungen?
Die Form der Aufbewahrung richtet sich nach den GoBD. Drei Regeln decken die meisten Fälle ab:
- Elektronisch eingegangene Belege bleiben elektronisch. Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail kommt, wird als Datei aufbewahrt. Ein Ausdruck allein genügt nicht.
- E-Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt. Bei XRechnung und ZUGFeRD ist der strukturierte Datensatz das Original. Mit dem E-Rechnung-Viewer machen Sie ihn lesbar, aufbewahren müssen Sie die XML- oder PDF-Datei selbst.
- Papierbelege dürfen gescannt werden. Der Scan muss bildlich mit dem Original übereinstimmen und unveränderbar gespeichert werden, das Verfahren sollte dokumentiert sein. Wie das praktisch geht, steht im Ratgeber Belegarchivierung GoBD-konform.
Wenn Sie Ihre Belege ohnehin digital erfassen, können Sie sie mit RechnungScanner.de scannen und die erkannten Daten für die Buchhaltung exportieren.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Unternehmer bewahren Eingangsrechnungen und die Doppel ihrer Ausgangsrechnungen 8 Jahre auf. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 muss also bis zum 31.12.2034 aufbewahrt werden.
Gelten die 8 Jahre auch für alte Belege?
Ja. Die verkürzte Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Belege aus dem Jahr 2016 durften deshalb schon ab dem 01.01.2025 vernichtet werden statt erst ab 2027.
Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?
Im Unternehmen sind Kontoauszüge Buchungsbelege und damit 8 Jahre aufzubewahren. Für Privatpersonen gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht. Viele Banken stellen Auszüge nur für einen begrenzten Zeitraum bereit, deshalb lohnt es sich, sie selbst zu sichern.
Müssen Kleinunternehmer Belege genauso lange aufbewahren?
Ja. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ändert nichts an den Aufbewahrungspflichten. Auch Kleinunternehmer bewahren Rechnungen 8 Jahre und ihre Aufzeichnungen zur Einnahmenüberschussrechnung 10 Jahre auf.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Grundsätzlich ja, wenn das Scanverfahren dokumentiert ist, der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und unveränderbar gespeichert wird. Ausgenommen sind unter anderem Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, die im Original aufzubewahren sind. Klären Sie das Vorgehen vorher mit Ihrer Steuerberatung.
Was passiert, wenn Unterlagen zu früh vernichtet werden?
Fehlen Unterlagen bei einer Prüfung, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen und den Vorsteuerabzug aus fehlenden Rechnungen versagen. Im Zweifel gilt: lieber ein Jahr länger aufbewahren.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.