Die Kosten für einen Steuerberater können für Kleinunternehmer und Freelancer eine erhebliche Belastung darstellen. Je nach Umfang der Buchhaltung und der Komplexität Ihrer Geschäftstätigkeit können die jährlichen Kosten schnell mehrere tausend Euro betragen. Doch viele Unternehmer wissen nicht, dass sie durch eine optimale Vorbereitung ihrer Belege und eine effiziente Zusammenarbeit erheblich sparen können.
In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Steuerberater-Kosten reduzieren können – ohne dabei auf professionelle Beratung zu verzichten. Wir erklären, wie Steuerberater abrechnen, welche Faktoren die Kosten beeinflussen und welche konkreten Maßnahmen Sie ergreifen können, um Ihre Ausgaben zu optimieren.
Wie berechnet ein Steuerberater seine Kosten?
Um Steuerberater-Kosten zu sparen, sollten Sie zunächst verstehen, wie Steuerberater ihre Gebühren berechnen. In Deutschland sind die Gebühren für Steuerberater durch die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) gesetzlich geregelt. Das bedeutet, dass Steuerberater nicht frei kalkulieren können, sondern sich an feste Gebührensätze halten müssen.
Die wichtigsten Gebührenarten:
1. Geschäftsstunden (GSt) Die Geschäftsstunde ist die Maßeinheit für die Gebührenberechnung. Eine Geschäftsstunde entspricht nicht einer realen Stunde, sondern ist eine abstrakte Recheneinheit. Die tatsächliche Dauer einer Tätigkeit wird in Geschäftsstunden umgerechnet.
2. Gebührensätze nach Tätigkeit Verschiedene Tätigkeiten haben unterschiedliche Gebührensätze:
- Einfache Tätigkeiten (z.B. Belege sortieren): Niedrigere Gebührensätze
- Mittlere Tätigkeiten (z.B. Buchhaltung): Mittlere Gebührensätze
- Komplexe Tätigkeiten (z.B. Steuerplanung): Höhere Gebührensätze
3. Pauschalgebühren Viele Steuerberater bieten Pauschalgebühren für bestimmte Leistungen an, z.B.:
- Jahresabschluss: Pauschalgebühr
- Umsatzsteuervoranmeldung: Pauschalgebühr pro Voranmeldung
- Lohnabrechnung: Pauschalgebühr pro Abrechnung
4. Zeitbasierte Abrechnung Manche Steuerberater rechnen nach tatsächlicher Arbeitszeit ab. Das ist besonders bei ungewöhnlichen oder komplexen Aufgaben der Fall.
Welche Faktoren beeinflussen die Steuerberater-Kosten?
Die Höhe Ihrer Steuerberater-Kosten hängt von verschiedenen Faktoren ab:
1. Anzahl der Belege Je mehr Belege Sie haben, desto mehr Zeit benötigt der Steuerberater für die Erfassung. 100 Belege pro Jahr sind deutlich günstiger als 1.000 Belege.
2. Qualität der Belege-Vorbereitung Sind Ihre Belege bereits sortiert, nummeriert und kategorisiert? Oder muss der Steuerberater alles selbst sortieren und zuordnen? Eine gute Vorbereitung spart Zeit und damit Geld.
3. Komplexität der Buchhaltung Einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) sind günstiger als doppelte Buchführung mit Bilanz. Auch die Anzahl der Konten und die Komplexität der Geschäftsvorfälle beeinflussen die Kosten.
4. Häufigkeit der Zusammenarbeit Monatliche Buchhaltung ist teurer als quartalsweise oder jährliche Buchhaltung. Auch die Anzahl der Umsatzsteuervoranmeldungen beeinflusst die Kosten.
5. Zusätzliche Leistungen Steuerberatung, Steuerplanung, Rechtsberatung und andere zusätzliche Leistungen erhöhen die Kosten.
6. Format der Datenübergabe DATEV-kompatible CSV-Dateien sind deutlich günstiger zu verarbeiten als unsortierte Papierbelege.
Konkrete Strategien zum Sparen
Strategie 1: Belege optimal vorbereiten
Die wichtigste und effektivste Methode, um Steuerberater-Kosten zu sparen, ist die optimale Vorbereitung Ihrer Belege. Je besser Sie Ihre Belege vorbereiten, desto weniger Zeit benötigt der Steuerberater und desto niedriger sind Ihre Kosten.
Was bedeutet optimale Vorbereitung?
1. Vollständigkeit: Stellen Sie sicher, dass alle Belege vorhanden sind. Fehlende Belege müssen später nachgereicht werden, was zusätzliche Kosten verursacht.
2. Sortierung: Sortieren Sie Ihre Belege chronologisch (nach Datum) oder nach Kategorien (z.B. Büromaterial, Werbung, Reisekosten). Das spart dem Steuerberater Zeit beim Sortieren.
3. Nummerierung: Nummerieren Sie alle Belege fortlaufend (z.B. BE-2025-001, BE-2025-002). Das erleichtert die Zuordnung und spart Zeit.
4. Kategorisierung: Ordnen Sie jeden Beleg einer Kategorie zu (z.B. Büromaterial, Werbung, Reisekosten). Das hilft dem Steuerberater bei der Buchung.
5. DATEV-kompatible Daten: Erstellen Sie eine DATEV-kompatible CSV-Datei mit allen relevanten Daten. Das spart dem Steuerberater die manuelle Erfassung.
Tipp: Tools wie RechnungScanner.de helfen dabei, Belege automatisch zu erfassen, zu kategorisieren und DATEV-kompatibel zu exportieren. Das spart Ihnen Zeit und dem Steuerberater Arbeitszeit.
Strategie 2: Digitale Datenübergabe nutzen
Die Übergabe von Belegen in digitaler Form ist deutlich effizienter als die Übergabe von Papierbelegen:
Vorteile der digitalen Übergabe:
- Schnellere Verarbeitung durch den Steuerberater
- Keine Zeit für Scannen und Digitalisierung
- Automatische Zuordnung durch DATEV-Import
- Geringere Fehlerquote
- Niedrigere Kosten
Formate für die digitale Übergabe:
- DATEV CSV: Die beste Option, da direkt importierbar
- DATEV Unternehmen Online: Cloud-Plattform für direkten Austausch
- PDF-Belege: Digitalisierte Belege als PDF
- Excel-Listen: Strukturierte Listen mit Belegdaten
Tipp: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welches Format er bevorzugt. Die meisten Steuerberater arbeiten mit DATEV und bevorzugen DATEV-kompatible Formate.
Strategie 3: Pauschalgebühren vereinbaren
Viele Steuerberater bieten Pauschalgebühren für bestimmte Leistungen an. Diese können günstiger sein als eine zeitbasierte Abrechnung:
Typische Pauschalgebühren:
- Jahresabschluss: Pauschalgebühr für die gesamte Jahresabschlusserstellung
- Umsatzsteuervoranmeldung: Pauschalgebühr pro Voranmeldung (z.B. 50-150 Euro)
- Lohnabrechnung: Pauschalgebühr pro Abrechnung
- Monatliche Buchhaltung: Pauschalgebühr pro Monat
Vorteile von Pauschalgebühren:
- Planbare Kosten
- Keine Überraschungen bei der Rechnung
- Oft günstiger als zeitbasierte Abrechnung
Tipp: Fragen Sie Ihren Steuerberater nach Pauschalgebühren. Viele Steuerberater sind bereit, Pauschalgebühren zu vereinbaren, wenn Sie Ihre Belege gut vorbereiten.
Strategie 4: Häufigkeit der Zusammenarbeit optimieren
Die Häufigkeit der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater beeinflusst die Kosten:
Monatliche Buchhaltung:
- Vorteile: Immer aktueller Überblick, schnelle Fehlererkennung
- Nachteile: Höhere Kosten (12x pro Jahr)
Quartalsweise Buchhaltung:
- Vorteile: Geringere Kosten (4x pro Jahr), ausreichend für viele Kleinunternehmer
- Nachteile: Weniger aktueller Überblick
Jährliche Buchhaltung:
- Vorteile: Niedrigste Kosten (1x pro Jahr)
- Nachteile: Kein aktueller Überblick, höheres Risiko von Fehlern
Empfehlung: Für die meisten Kleinunternehmer ist eine quartalsweise Buchhaltung ein guter Kompromiss zwischen Kosten und Aktualität.
Strategie 5: Selbst mehr übernehmen
Je mehr Sie selbst übernehmen, desto weniger muss der Steuerberater machen und desto niedriger sind die Kosten:
Was können Sie selbst machen?
1. Belegerfassung: Erfassen Sie Ihre Belege selbst in einer Software (z.B. Excel, Lexoffice, sevDesk) und übergeben Sie die Daten an den Steuerberater.
2. Kategorisierung: Ordnen Sie jeden Beleg einer Kategorie zu. Der Steuerberater muss dann nur noch prüfen und buchen.
3. DATEV-Export: Erstellen Sie DATEV-kompatible CSV-Dateien. Der Steuerberater kann diese direkt importieren.
4. Vorbereitung der Jahresabschluss-Unterlagen: Bereiten Sie alle Unterlagen für den Jahresabschluss vor (Belege, Kontoauszüge, Verträge).
Tipp: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Aufgaben Sie selbst übernehmen können. Viele Steuerberater sind bereit, Mandanten zu unterstützen, die ihre Belege gut vorbereiten.
Strategie 6: Steuerberater vergleichen
Nicht alle Steuerberater berechnen die gleichen Gebühren. Es lohnt sich, verschiedene Steuerberater zu vergleichen:
Was sollten Sie vergleichen?
1. Gebührensätze: Fragen Sie nach den Gebührensätzen für verschiedene Leistungen.
2. Pauschalgebühren: Vergleichen Sie die Pauschalgebühren für Jahresabschluss, UStVA etc.
3. Service: Wie schnell reagiert der Steuerberater? Wie gut ist die Kommunikation?
4. Erfahrung: Hat der Steuerberater Erfahrung mit Ihrer Branche oder Ihrer Art von Geschäft?
Tipp: Lassen Sie sich von mehreren Steuerberatern Angebote machen. Vergleichen Sie nicht nur die Preise, sondern auch die Leistungen und den Service.
Strategie 7: Steuerberater nur für wichtige Aufgaben nutzen
Nicht jede Aufgabe muss vom Steuerberater erledigt werden:
Was kann der Steuerberater übernehmen:
- Jahresabschluss
- Steuererklärung
- Steuerberatung
- Umsatzsteuervoranmeldung (wenn komplex)
- Steuerplanung
Was können Sie selbst machen:
- Belegerfassung
- Kategorisierung
- DATEV-Export
- Einfache Buchungen
Tipp: Nutzen Sie den Steuerberater für die Aufgaben, die wirklich Expertise erfordern. Für einfache Aufgaben können Sie selbst sorgen oder günstigere Tools nutzen.
Die Rolle von DATEV bei der Kostenoptimierung
DATEV ist der Marktführer für Buchhaltungssoftware in Deutschland. Die meisten Steuerberater arbeiten mit DATEV, und eine DATEV-kompatible Datenübergabe kann erheblich Kosten sparen:
Vorteile von DATEV-kompatiblen Daten:
- Direkter Import in die Steuerberater-Software
- Keine manuelle Erfassung nötig
- Geringere Fehlerquote
- Schnellere Verarbeitung
- Niedrigere Kosten
DATEV-Formate:
- DATEV CSV: Standardformat für den Import
- DATEV Unternehmen Online: Cloud-Plattform für direkten Austausch
- DATEV Belegtransfer: Direkter Transfer von Belegen
Tipp: Tools wie RechnungScanner.de können Belege automatisch erfassen und DATEV-kompatibel exportieren. Das spart dem Steuerberater Zeit und Ihnen Geld.
Checkliste: Belege optimal vorbereiten
Verwenden Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre Belege optimal vorbereitet sind:
Vollständigkeit:
- [ ] Alle Belege vorhanden
- [ ] Keine Belege fehlen
- [ ] Alle Belege lesbar
Sortierung:
- [ ] Belege chronologisch sortiert
- [ ] Oder nach Kategorien sortiert
Nummerierung:
- [ ] Alle Belege fortlaufend nummeriert
- [ ] Nummerierung eindeutig und nachvollziehbar
Kategorisierung:
- [ ] Jeder Beleg einer Kategorie zugeordnet
- [ ] Kategorien klar definiert
Digitale Daten:
- [ ] DATEV-kompatible CSV-Datei erstellt
- [ ] Oder DATEV Unternehmen Online genutzt
- [ ] Alle Belege digitalisiert (PDF)
Dokumentation:
- [ ] Liste aller Belege erstellt
- [ ] Ungewöhnliche Geschäftsvorfälle dokumentiert
Typische Kosten für Steuerberater-Leistungen
Um Ihnen eine Orientierung zu geben, hier typische Kosten für verschiedene Steuerberater-Leistungen:
Jahresabschluss (EÜR):
- Einfach: 500-1.000 Euro
- Mittel: 1.000-2.000 Euro
- Komplex: 2.000-5.000 Euro
Umsatzsteuervoranmeldung:
- Pro Voranmeldung: 50-150 Euro
- Bei 12 Voranmeldungen: 600-1.800 Euro pro Jahr
Steuererklärung:
- Einfach: 200-500 Euro
- Mittel: 500-1.000 Euro
- Komplex: 1.000-2.000 Euro
Monatliche Buchhaltung:
- Pro Monat: 100-300 Euro
- Bei 12 Monaten: 1.200-3.600 Euro pro Jahr
Gesamtkosten pro Jahr:
- Einfache Buchhaltung: 1.500-3.000 Euro
- Mittlere Buchhaltung: 3.000-6.000 Euro
- Komplexe Buchhaltung: 6.000-15.000 Euro
Wichtig: Diese Zahlen sind nur Orientierungswerte. Die tatsächlichen Kosten hängen von vielen Faktoren ab und können erheblich variieren.
Fazit: Investition in gute Vorbereitung zahlt sich aus
Die Kosten für einen Steuerberater sind eine Investition in professionelle Beratung und korrekte Buchhaltung. Doch durch eine optimale Vorbereitung Ihrer Belege und eine effiziente Zusammenarbeit können Sie erheblich sparen, ohne dabei auf Qualität zu verzichten.
Die wichtigste Maßnahme ist die optimale Vorbereitung Ihrer Belege. Je besser Sie vorbereiten, desto weniger Zeit benötigt der Steuerberater und desto niedriger sind Ihre Kosten. Tools wie RechnungScanner.de helfen dabei, Belege automatisch zu erfassen und DATEV-kompatibel zu exportieren.
Beginnen Sie am besten sofort damit, Ihre Belege systematisch zu erfassen und optimal vorzubereiten. Ihre Steuerberater-Rechnung wird es Ihnen danken.
Sie möchten Ihre Belege optimal für den Steuerberater vorbereiten und dabei Kosten sparen? Mit RechnungScanner.de digitalisieren Sie Ihre Belege in Sekunden und exportieren sie automatisch DATEV-kompatibel. Perfekt für eine effiziente Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater. Jetzt kostenlos zur Waitlist anmelden →