1. Eingang: ein Weg für alle Rechnungen
Rechnungen kommen per Post, per E-Mail, über Kundenportale und als E-Rechnung. Verloren gehen sie meist dort, wo mehrere Personen und Postfächer beteiligt sind. Zwei Regeln helfen:
- Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de, die Sie Lieferanten nennen.
- Ein fester Termin, an dem Papierpost und Portale durchgesehen werden. Einmal pro Woche reicht bei den meisten kleinen Betrieben.
2. Erfassen: scannen, fotografieren oder Datei sichern
Papierrechnungen scannen oder fotografieren Sie. Das Fotografieren mit dem Smartphone ist ausdrücklich zulässig. PDF-Rechnungen speichern Sie als Datei, E-Rechnungen im Original. Welche Belegart wie behandelt wird, zeigt die Übersicht unter Belege digitalisieren.
Beim Scannen mit RechnungScanner.de werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Brutto ausgelesen. Sie sehen die Werte neben dem Beleg und korrigieren, was nicht stimmt.
3. Prüfen: Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug
Die Vorsteuer aus einer Eingangsrechnung dürfen Sie nur abziehen, wenn die Rechnung die Pflichtangaben enthält (§ 14 Abs. 4 UStG). Diese Punkte prüfen Sie bei jeder Rechnung über 250 €:
| Angabe | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Name und Anschrift | des Lieferanten und Ihres Unternehmens, vollständig |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | des Lieferanten |
| Rechnungsdatum | Tag der Ausstellung |
| Rechnungsnummer | fortlaufend und einmalig |
| Leistung | Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Dienstleistung |
| Leistungszeitpunkt | Tag oder Monat der Lieferung oder Leistung |
| Entgelt | Nettobetrag, nach Steuersätzen getrennt |
| Steuersatz und Steuerbetrag | oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung |
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen weniger Angaben: Name und Anschrift des Lieferanten, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Fehlt etwas, bitten Sie den Aussteller um eine berichtigte Rechnung.
Daneben gehört zur Prüfung die sachliche Seite: Wurde die Leistung bestellt und geliefert, stimmen Menge und Preis?
4. Kontieren: Konto und Steuerschlüssel
Beim Kontieren wird festgelegt, auf welches Konto die Ausgabe gebucht wird. Die Nummern hängen vom Kontenrahmen ab. Dieselbe Ausgabe hat im SKR03 und im SKR04 unterschiedliche Konten:
| Ausgabe | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| Miete | 4210 | 6310 |
| Telefon | 4920 | 6805 |
| Bürobedarf | 4930 | 6815 |
| Werbekosten | 4600 | 6600 |
| Bewirtungskosten | 4650 | 6640 |
| Rechts- und Beratungskosten | 4950 | 6825 |
Fragen Sie Ihr Steuerbüro, welchen Kontenrahmen es für Sie führt. Sie müssen nicht selbst kontieren: Vollständige Belege und saubere Daten genügen, die Entscheidung über die Buchung trifft die Kanzlei. RechnungScanner.de schlägt ein Konto vor, das Sie vor dem Export ändern können.
5. Zahlen: Fälligkeit und Skonto
Notieren Sie beim Erfassen das Fälligkeitsdatum. Wer Skonto nutzen will, zahlt innerhalb der Skontofrist. Ein eigenes Geschäftskonto macht den Abgleich einfach: Zu jeder Abbuchung gehört ein Beleg, und zu jedem Beleg eine Zahlung.
6. Ablegen: 8 Jahre, im Original
Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege und werden 8 Jahre aufbewahrt. Die Datei bleibt so, wie sie angekommen oder aufgenommen wurde. Das Fristende für jedes Jahr zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner, die Regeln für die Ablage der Ratgeber Belege GoBD-konform aufbewahren.
Sonderfall E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, ein ZUGFeRD-Dokument ein PDF mit eingebetteter XML. Beide werden nicht gescannt, sondern im Original aufbewahrt. Mit dem E-Rechnung-Viewer lesen und prüfen Sie den Inhalt.
Am Ende des Zeitraums: Vorsteuer summieren
Wer regelbesteuert ist, zieht die Umsatzsteuer aus den Eingangsrechnungen als Vorsteuer ab. Sind die Rechnungen laufend erfasst, ist die Summe am Stichtag fertig. Die Zahllast rechnet der Umsatzsteuervoranmeldung-Rechner aus.
Häufige Fragen
Muss ich Eingangsrechnungen ausdrucken?
Nein. Eine Rechnung, die als PDF oder E-Rechnung ankommt, wird als Datei aufbewahrt. Der Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Papier brauchen Sie nur für Rechnungen, die auf Papier kommen, und auch die dürfen Sie scannen.
Darf ich Eingangsrechnungen auf Papier nach dem Scannen vernichten?
In der Regel ja, wenn der Scan vollständig und lesbar ist, unverändert aufbewahrt wird und Ihr Verfahren beschrieben ist. Klären Sie das Vorgehen einmal mit Ihrer Steuerberatung.
Wie schnell müssen Eingangsrechnungen erfasst werden?
Zeitnah. Die GoBD nennen als Orientierung für unbare Vorgänge eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen. Erfasst heißt: Der Beleg ist gesichert und geordnet abgelegt, sodass er nicht verloren geht.
Was tue ich, wenn auf einer Eingangsrechnung Angaben fehlen?
Fordern Sie beim Aussteller eine berichtigte Rechnung an. Ändern Sie die Rechnung nicht selbst. Ohne ordnungsgemäße Rechnung können Sie die Vorsteuer nicht abziehen.
Wie lange muss ich Eingangsrechnungen aufbewahren?
8 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 bewahren Sie bis zum 31.12.2034 auf.
Muss ich E-Rechnungen scannen?
Nein. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthält die Daten schon in strukturierter Form. Sie wird im Original aufbewahrt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.