So funktioniert der Viewer
- Datei auswählen. Unterstützt werden XRechnung als XML (Syntax UBL oder CII) sowie ZUGFeRD und Factur-X als PDF oder als einzelne XML-Datei.
- Rechnung lesen. Sie sehen Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Umsatzsteuer, Zahlbetrag und Bankverbindung, so wie sie im Datensatz stehen.
- Ergebnis der Prüfung ansehen. Fehlende Pflichtangaben und Rechenfehler werden über der Rechnung aufgelistet.
- Drucken oder als PDF speichern. Für die Ablage als Lesekopie. Aufbewahren müssen Sie die Originaldatei.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind dafür zwei Formate üblich: XRechnung und ZUGFeRD.
Eine Rechnung als einfaches PDF, als Bild oder auf Papier ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Der Unterschied liegt nicht im Versandweg, sondern im Inhalt der Datei: Eine E-Rechnung enthält jeden Wert in einem eigenen Feld, das eine Buchhaltungssoftware ohne Texterkennung auslesen kann.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Lesbar ohne Software | Nein, nur mit einem Viewer | Ja, das PDF zeigt ein Rechnungsbild |
| XML-Syntax | UBL oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden, dort mit Leitweg-ID | Rechnungen zwischen Unternehmen |
| Dateiendung | .xml |
Beide Formate transportieren dieselben Rechnungsdaten. Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil der maßgebliche: Weicht das PDF-Bild von den Daten in der XML ab, gelten die Daten der XML. Factur-X ist der französische Name für dasselbe Format, ab ZUGFeRD 2.1 sind beide technisch identisch.
Welche ZUGFeRD-Profile gelten als E-Rechnung?
ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Als E-Rechnung anerkannt sind ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL. Der Viewer zeigt das erkannte Profil direkt nach dem Öffnen an.
| Profil | Inhalt | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur die wichtigsten Kopfdaten und der Rechnungsbetrag | Nein |
| BASIC WL | Alle Angaben auf Belegebene, aber keine Positionen | Nein |
| BASIC | Einfache Rechnungen mit Positionen | Ja |
| EN 16931 (COMFORT) | Voller Umfang der europäischen Norm | Ja |
| EXTENDED | Norm plus zusätzliche Felder für komplexe Abläufe | Ja |
| XRECHNUNG | Entspricht den Vorgaben der XRechnung | Ja |
Dateien im alten Format ZUGFeRD 1.0 entsprechen nicht der EN 16931. Sie gelten nicht als E-Rechnung und werden vom Viewer mit einem Hinweis abgelehnt.
Was der Viewer prüft
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsart und Währung sind vorhanden.
- Rechnungssteller und Empfänger sind benannt.
- Der Rechnungssteller hat eine Steuernummer oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben.
- Die Summe der Positionen stimmt mit der ausgewiesenen Positionssumme überein.
- Der Steuerbetrag ergibt sich rechnerisch aus Bemessungsgrundlage und Steuersatz.
- Nettobetrag plus Umsatzsteuer ergibt den Bruttobetrag.
- Bei einer XRechnung ist die Käuferreferenz gefüllt, bei Behörden ist das die Leitweg-ID.
- Die IBAN hat eine gültige Prüfziffer, das Fälligkeitsdatum liegt nicht vor dem Rechnungsdatum.
Das Bundesfinanzministerium unterscheidet bei E-Rechnungen drei Arten von Fehlern. Die Unterscheidung hilft bei der Frage, wie ernst ein Befund ist:
| Fehlerart | Beispiel | Folge |
|---|---|---|
| Formatfehler | Die Datei entspricht nicht der vorgeschriebenen Syntax oder lässt sich nicht vollständig auslesen. | Es liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung. |
| Geschäftsregelfehler | Ein Pflichtfeld der Norm ist leer oder Werte passen logisch nicht zusammen. | Die Datei bleibt eine E-Rechnung. Unbeachtlich, solange keine steuerliche Pflichtangabe betroffen ist. |
| Inhaltsfehler | Eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG fehlt oder ist falsch, etwa Steuersatz oder Leistungsdatum. | Die Rechnung ist nicht ordnungsgemäß, der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein. Lassen Sie sie berichtigen. |
Wichtig: Eine Validierung unterstützt die Rechnungsprüfung, ersetzt sie aber nicht. Ob Leistung, Menge, Preis und Steuersatz stimmen, kann kein Programm für Sie entscheiden. Für die vollständige technische Prüfung gibt es den KoSIT-Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards.
E-Rechnung-Pflicht: Diese Fristen gelten
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. |
| Bis 31.12.2026 | Papierrechnungen sind weiter erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers. |
| Bis 31.12.2027 | Dasselbe gilt noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 €. |
| Ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen stellen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen aus. |
Dauerhaft ausgenommen von der Pflicht zum Ausstellen sind:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise (§ 34 UStDV),
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
Mehr dazu steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.
E-Rechnungen empfangen und aufbewahren
Für den Empfang brauchen Sie keine besondere Software. Es reicht, wenn Sie ein E-Mail-Postfach bereitstellen. Verarbeiten und aufbewahren müssen Sie die Rechnung aber als Datei:
- Original aufbewahren. Die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF muss unverändert in der ursprünglichen Form erhalten bleiben. Die Frist beträgt 8 Jahre, Einzelheiten zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.
- Lesekopie ist freiwillig. Die gedruckte Ansicht aus dem Viewer erleichtert die Ablage und die Abstimmung mit dem Steuerbüro, ersetzt das Original aber nicht.
- Prüfergebnis dokumentieren. Wenn Sie eingehende E-Rechnungen validieren, heben Sie den Prüfbericht zusammen mit der Rechnung auf.
Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen, die in der Übergangszeit weiter eintreffen, können Sie mit RechnungScanner.de scannen und zusammen mit den E-Rechnungen für die Buchhaltung exportieren.
Häufige Fragen
Wie öffne ich eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Bildteil. Ein Doppelklick zeigt nur den Quelltext. Ziehen Sie die Datei in den Viewer oben, dann sehen Sie Rechnungssteller, Positionen, Steuer und Zahlungsdaten in lesbarer Form und können die Ansicht drucken oder als PDF speichern.
Werden meine Rechnungsdaten hochgeladen?
Nein. Die Datei wird ausschließlich in Ihrem Browser gelesen und ausgewertet. Es findet kein Upload statt, die Rechnungsdaten verlassen Ihr Gerät nicht.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931 ausgestellt ist, zum Beispiel als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die nur von Software gelesen werden kann. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei: Menschen lesen das PDF, Programme die XML. Steuerlich maßgeblich ist bei ZUGFeRD der XML-Teil.
Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?
Dann gilt der strukturierte Teil. Nach den Schreiben des Bundesfinanzministeriums gehen die Daten der XML-Datei denen des PDF-Bildes vor. Der Viewer zeigt deshalb bewusst den Inhalt der XML und nicht das Bild.
Ersetzt der Viewer eine Validierung?
Nein. Der Viewer prüft Pflichtangaben und Rechenwege und findet damit die häufigsten Fehler. Die vollständige Prüfung gegen alle Regeln der EN 16931 und der XRechnung leistet eine Validierungsanwendung wie der KoSIT-Validator. Inhaltlich prüfen müssen Sie die Rechnung in jedem Fall selbst.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 wie alle anderen Unternehmen.
Wie muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?
Der strukturierte Teil, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF, muss 8 Jahre lang unverändert in der ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder die lesbare Ansicht aus einem Viewer genügt dafür nicht.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.