Mit der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) rechnen Sie während des Jahres mit dem Finanzamt ab: eingenommene Umsatzsteuer minus gezahlte Vorsteuer. Wer als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechselt oder die Umsatzgrenze überschreitet, hat die Voranmeldung zum ersten Mal vor sich. Dieser Ratgeber erklärt, wer sie abgeben muss, wie oft, bis wann und mit welchen Zahlen.
Das Wichtigste in Kürze
- Abgeben müssen regelbesteuerte Unternehmer. Kleinunternehmer geben keine Voranmeldung ab.
- Rhythmus: grundsätzlich vierteljährlich, bei mehr als 9.000 € Umsatzsteuer im Vorjahr monatlich.
- Frist: bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums. Mit Dauerfristverlängerung ein Monat später.
- Weg: elektronisch über ELSTER oder eine Software mit ELSTER-Schnittstelle.
- Zahlung: am selben Tag fällig wie die Voranmeldung.
Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Jeder Unternehmer, der der Regelbesteuerung unterliegt (§ 18 UStG). Das sind alle, die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen.
Kleinunternehmer sind befreit. Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 UStG). Für sie entfallen die Voranmeldungen und im Regelfall auch die Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
Es gibt eine Ausnahme, die viele übersehen: Wer als Kleinunternehmer Leistungen von Unternehmen aus dem Ausland bezieht, zum Beispiel Werbeanzeigen oder Software-Abos, schuldet dafür oft selbst die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Diese Steuer muss angemeldet und gezahlt werden.
Monatlich, vierteljährlich oder gar nicht?
Maßgeblich ist die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres:
| Umsatzsteuer im Vorjahr | Voranmeldung |
|---|---|
| mehr als 9.000 € | monatlich |
| bis 9.000 € | vierteljährlich |
| bis 2.000 € | Das Finanzamt kann von der Abgabe befreien. Dann genügt die Jahreserklärung. |
Wer im Vorjahr einen Erstattungsüberschuss von mehr als 9.000 € hatte, darf freiwillig monatlich abgeben und bekommt sein Geld damit schneller zurück.
Bei Neugründung gilt eine Sonderregel. Eigentlich müssten Gründer im ersten und zweiten Jahr monatlich abgeben. Für die Jahre 2021 bis 2026 ist das ausgesetzt: Im Gründungsjahr zählt die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres, im Folgejahr die auf ein volles Jahr hochgerechnete Steuer des Gründungsjahres. Die Erleichterung ist nach heutigem Gesetzesstand bis einschließlich 2026 befristet.
Die Fristen
Die Voranmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums beim Finanzamt sein. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, gilt der nächste Werktag.
| Zeitraum | Abgabe und Zahlung bis | mit Dauerfristverlängerung |
|---|---|---|
| 1. Quartal (Januar bis März) | 10. April | 10. Mai |
| 2. Quartal (April bis Juni) | 10. Juli | 10. August |
| 3. Quartal (Juli bis September) | 10. Oktober | 10. November |
| 4. Quartal (Oktober bis Dezember) | 10. Januar | 10. Februar |
Bei monatlicher Abgabe ist es jeweils der 10. des Folgemonats, mit Dauerfristverlängerung der 10. des übernächsten Monats.
Dauerfristverlängerung
Auf Antrag verlängert das Finanzamt alle Fristen um einen Monat (§ 46 UStDV). Der Antrag wird einmal über ELSTER gestellt und gilt, bis er widerrufen wird.
- Vierteljährliche Abgabe: Die Verlängerung kostet nichts.
- Monatliche Abgabe: Sie leisten jedes Jahr eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres. Der Betrag wird am Jahresende angerechnet.
Die wichtigsten Kennzahlen mit Beispiel
Das Formular arbeitet mit Kennzahlen (Kz). Für die meisten kleinen Unternehmen reichen wenige davon:
| Kennzahl | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| 81 | Umsätze zu 19 %, netto und in vollen Euro | 10.000 €, Steuer 1.900,00 € |
| 86 | Umsätze zu 7 %, netto und in vollen Euro | keine |
| 46 und 47 | Leistungen von Unternehmen aus dem EU-Ausland, für die Sie die Steuer schulden: Betrag und Steuer | 200 €, Steuer 38,00 € |
| 66 | Vorsteuer aus Rechnungen anderer Unternehmer | 620,00 € |
| 67 | Vorsteuer aus Leistungen nach § 13b UStG | 38,00 € |
| 83 | Verbleibende Vorauszahlung oder Überschuss | 1.280,00 € |
Die Rechnung dahinter:
- Umsatzsteuer: 1.900,00 € + 38,00 € = 1.938,00 €
- Vorsteuer: 620,00 € + 38,00 € = 658,00 €
- Zahllast: 1.938,00 € − 658,00 € = 1.280,00 €
Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, steht in Kennzahl 83 ein Minusbetrag, und das Finanzamt erstattet.
Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie mit dem Umsatzsteuervoranmeldung-Rechner durch. Er zeigt auch den Abgabetermin für Ihren Zeitraum.
In welchen Zeitraum gehört ein Umsatz?
Hier passieren die meisten Fehler. Es kommt darauf an, wie Sie versteuern:
- Soll-Versteuerung (Normalfall): Die Umsatzsteuer entsteht in dem Zeitraum, in dem Sie die Leistung erbracht haben. Ob der Kunde schon gezahlt hat, spielt keine Rolle. Auch das Rechnungsdatum ist nicht maßgeblich.
- Ist-Versteuerung (auf Antrag): Die Umsatzsteuer entsteht erst, wenn das Geld eingeht. Möglich ist das unter anderem für Freiberufler und für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz (§ 20 UStG). Für kleine Unternehmen ist das meist die bessere Wahl, weil sie keine Steuer vorstrecken müssen.
Die Vorsteuer ziehen Sie in dem Zeitraum ab, in dem die Leistung bezogen wurde und die Rechnung vorliegt. Wann Sie die Rechnung bezahlen, ist dafür unerheblich.
Abgabe über ELSTER
Die Voranmeldung wird elektronisch übermittelt, entweder im Portal Mein ELSTER oder aus einer Buchhaltungssoftware heraus.
- Registrieren. Für das Portal brauchen Sie ein Benutzerkonto mit Zertifikatsdatei. Ein Teil der Aktivierungsdaten kommt per Post. Planen Sie dafür bis zu zwei Wochen ein.
- Formular ausfüllen. Zeitraum wählen, Kennzahlen eintragen. Das Portal rechnet die Steuer selbst aus.
- Prüfen und senden. Sie erhalten ein Übertragungsprotokoll. Speichern Sie es zusammen mit Ihren Unterlagen.
- Zahlen. Am einfachsten per SEPA-Lastschriftmandat. Dann bucht das Finanzamt zum Fälligkeitstag ab, und es gibt keine verspätete Zahlung.
Was passiert bei Verspätung?
- Verspätete Abgabe: Das Finanzamt kann einen Verspätungszuschlag festsetzen. Bei Voranmeldungen richtet er sich nach Dauer und Häufigkeit der Verspätung und nach der Höhe der Steuer (§ 152 AO).
- Verspätete Zahlung: Es fällt ein Säumniszuschlag von 1 % des Rückstands für jeden angefangenen Monat an. Bei Überweisungen gilt eine Schonfrist von drei Tagen.
- Wiederholte Verspätung: Das Finanzamt kann die Dauerfristverlängerung widerrufen.
Fehler berichtigen
Stellen Sie fest, dass eine abgegebene Voranmeldung falsch war, übermitteln Sie für denselben Zeitraum eine berichtigte Voranmeldung. Im Formular wird sie mit einer „1“ in Kennzahl 10 gekennzeichnet. Berichtigen Sie zügig, sobald Ihnen der Fehler auffällt.
Die Jahreserklärung
Zusätzlich zu den Voranmeldungen geben regelbesteuerte Unternehmer eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab. Sie fasst das Jahr zusammen und gleicht Abweichungen aus. Die Frist endet am 31. Juli des Folgejahres. Erstellt ein Steuerbüro die Erklärung, läuft sie bis Ende Februar des übernächsten Jahres (§ 149 AO).
Die häufigsten Fehler
- Umsatz im falschen Zeitraum. Bei der Soll-Versteuerung zählt der Zeitpunkt der Leistung, nicht der Zahlung.
- Vorsteuer ohne Rechnung abgezogen. Ohne ordnungsgemäße Rechnung gibt es keinen Abzug.
- Auslandsleistungen vergessen. Anzeigen bei Google oder Meta und viele Software-Abos gehören in die Kennzahlen 46, 47 und 67.
- 7 % und 19 % vermischt. Jeder Steuersatz hat seine eigene Kennzahl.
- Private Ausgaben als Vorsteuer. Nur Ausgaben für das Unternehmen berechtigen zum Abzug.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Im Regelfall nicht. Für Kleinunternehmer gelten die Erklärungspflichten des § 18 UStG nicht. Das Finanzamt kann Sie aber zur Abgabe auffordern, und wer Steuer nach § 13b UStG schuldet, muss diese anmelden.
Was gilt im Jahr des Wechsels zur Regelbesteuerung?
Mit dem Wechsel werden Sie voranmeldungspflichtig, eine Schonfrist gibt es nicht. In welchem Rhythmus Sie abgeben, teilt Ihnen das Finanzamt mit. Kümmern Sie sich früh um den ELSTER-Zugang.
Brauche ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Für die Voranmeldung nicht. Dafür genügt die Steuernummer. Eine USt-IdNr. brauchen Sie für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten.
Was kostet die Voranmeldung beim Steuerbüro?
Erledigt die Kanzlei auch Ihre laufende Buchführung, ist die Voranmeldung mit der Buchführungsgebühr abgegolten. Einzelheiten stehen im Ratgeber Steuerberater-Kosten.
Für die Voranmeldung müssen alle Eingangsrechnungen des Zeitraums erfasst sein. RechnungScanner.de liest Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuer aus Fotos und PDFs und erzeugt eine DATEV-Datei für das Steuerbüro. 10 Scans pro Monat sind kostenlos. So funktioniert das Scannen →
Stand: 1. Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.