Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Geschäfte zwischen Unternehmen. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist die Lage einfacher, als viele Texte vermuten lassen: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, aber selbst keine ausstellen. Dieser Ratgeber zeigt, was genau gilt, welche Fristen für andere Unternehmen laufen und was Sie mit einer eingegangenen E-Rechnung tun.
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangen: Pflicht seit dem 1. Januar 2025, auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
- Ausstellen: Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit. Sie dürfen weiter auf Papier oder als PDF abrechnen (§ 34a UStDV).
- Regelbesteuerte Unternehmen dürfen noch bis Ende 2026 Papier- und PDF-Rechnungen stellen, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
- Betroffen sind nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden bleiben, wie sie sind.
- Aufbewahren müssen Sie die Originaldatei, unverändert und 8 Jahre lang.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisch verarbeiten lässt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). In Deutschland sind zwei Formate üblich:
- XRechnung: eine reine XML-Datei. Menschen können sie nur mit einem Anzeigeprogramm lesen.
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Das PDF zeigt das Rechnungsbild, die XML enthält die Daten. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie heißt seit 2025 „sonstige Rechnung“, genauso wie eine Rechnung auf Papier.
Mit dem kostenlosen E-Rechnung-Viewer öffnen Sie XRechnung und ZUGFeRD direkt im Browser und sehen, ob Pflichtangaben fehlen.
Der Zeitplan bis 2028
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen annehmen können. Der Aussteller braucht dafür keine Zustimmung des Empfängers mehr. |
| Bis 31.12.2026 | Papierrechnungen bleiben erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers. |
| Bis 31.12.2027 | Dasselbe gilt noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. |
| Ab 01.01.2028 | Alle regelbesteuerten Unternehmen stellen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen aus. |
Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Die Zustimmung zu einer PDF-Rechnung muss nicht förmlich erklärt werden. Es genügt, wenn der Empfänger die Rechnung ohne Widerspruch annimmt.
Was gilt für Kleinunternehmer?
E-Rechnungen empfangen
Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmer. Dazu gehören Kleinunternehmer, nebenberuflich Selbstständige, Vermieter und Betreiber einer Photovoltaikanlage. Schickt Ihnen ein Lieferant eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF, müssen Sie die Rechnung annehmen. Einen Anspruch auf eine Papierrechnung oder ein einfaches PDF haben Sie dann nicht.
Technisch reicht ein E-Mail-Postfach. Ein besonderes Portal oder eine eigene Adresse nur für Rechnungen verlangt das Gesetz nicht. Sie müssen die Datei aber lesen, prüfen und aufbewahren können.
E-Rechnungen ausstellen
Hier gilt für Kleinunternehmer eine dauerhafte Ausnahme. Ihre Rechnungen dürfen „stets als sonstige Rechnung“ übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF. So steht es in § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Ein Enddatum hat diese Ausnahme nicht.
Freiwillig dürfen Sie E-Rechnungen ausstellen, zum Beispiel wenn ein großer Kunde das wünscht. Viele Rechnungsprogramme erzeugen ZUGFeRD-Dateien ohne Mehraufwand.
Welche Angaben auf die Rechnung eines Kleinunternehmers gehören, steht im Ratgeber Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Wenn Sie die Kleinunternehmergrenze überschreiten
Die Ausnahme hängt am Status als Kleinunternehmer. Wer die Umsatzgrenzen überschreitet (25.000 € im Vorjahr oder 100.000 € im laufenden Jahr) oder freiwillig zur Regelbesteuerung wechselt, fällt unter die allgemeinen Regeln und damit unter den Zeitplan oben.
Weitere Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Auch regelbesteuerte Unternehmen müssen nicht jede Rechnung als E-Rechnung ausstellen. Ausgenommen sind:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Rechnungen an Privatpersonen
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland
Was tun mit einer eingegangenen E-Rechnung?
- Öffnen und lesen. Eine XRechnung zeigt im Texteditor nur XML-Code. Im E-Rechnung-Viewer sehen Sie die Rechnung in lesbarer Form. Die Datei bleibt dabei auf Ihrem Gerät.
- Prüfen. Stimmen Leistung, Menge, Preis und Empfänger? Bei ZUGFeRD zählt der Inhalt der XML-Datei. Weicht das PDF-Bild davon ab, gelten die Daten der XML.
- Bezahlen und verbuchen. Die Daten lassen sich ohne Abtippen in die Buchhaltung übernehmen. Den ganzen Ablauf beschreibt die Seite Eingangsrechnungen scannen und buchen.
- Aufbewahren. Heben Sie die Originaldatei auf, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck genügt nicht.
E-Rechnungen aufbewahren
Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (§ 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das Fristende für jedes Jahr zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.
Aufzubewahren ist der strukturierte Teil der Rechnung, und zwar unverändert. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei. Bei ZUGFeRD heben Sie am einfachsten das ganze PDF auf, denn darin steckt die XML. Ein Ausdruck oder eine Umwandlung in ein anderes Format ersetzt das Original nicht. Mehr zur Ablage steht im Ratgeber Belege GoBD-konform aufbewahren.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben?
Nein. Die Ausnahme in § 34a UStDV ist nicht befristet. Solange Sie Kleinunternehmer sind, dürfen Sie auf Papier oder als PDF abrechnen.
Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und ein PDF verlangen?
Nein. Seit 2025 darf jedes inländische Unternehmen einem anderen eine E-Rechnung schicken. Wer die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung ordnungsgemäß versendet hat.
Brauche ich eine besondere Software?
Für den Empfang nicht. Ein E-Mail-Postfach und ein Programm zum Anzeigen genügen. Wer viele Eingangsrechnungen hat, spart mit einer Buchhaltungssoftware Zeit, weil die Daten direkt übernommen werden.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Leistungen an andere Unternehmer im Inland.
Wie gebe ich E-Rechnungen an mein Steuerbüro weiter?
Leiten Sie die Originaldatei weiter, nicht einen Ausdruck. Kanzleien, die mit DATEV arbeiten, können XRechnung und ZUGFeRD direkt verarbeiten. Klären Sie den Übergabeweg einmal und bleiben Sie dabei.
Checkliste für Kleinunternehmer
- E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen
- Prüfen, dass XML-Anhänge nicht im Spamfilter hängen bleiben
- E-Rechnung-Viewer als Lesezeichen speichern
- Ablage für Originaldateien einrichten und regelmäßig sichern
- Mit dem Steuerbüro klären, wie E-Rechnungen übergeben werden
- Umsatz im Blick behalten: Oberhalb der Kleinunternehmergrenze gelten die allgemeinen Fristen
Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen kommen in der Übergangszeit weiter an. RechnungScanner.de liest sie per Foto oder Upload aus und erzeugt eine DATEV-Datei für das Steuerbüro. 10 Scans pro Monat sind kostenlos. So funktioniert das Scannen →
Stand: 1. Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.