Der Schuhkarton voller Quittungen kurz vor dem Abgabetermin kostet doppelt: Ihre Zeit und die Zeit der Kanzlei, die Sie bezahlen. Digital vorbereitete Belege lassen sich schneller finden, schneller verbuchen und sicherer aufbewahren. Dieser Ratgeber zeigt in fünf Schritten, wie Sie Ihre Belege so vorbereiten, dass Ihr Steuerbüro sie ohne Nacharbeit übernehmen kann. Den Überblick über alle Bausteine gibt die Seite Digitale Buchhaltung.
Was das Steuerbüro von Ihnen braucht
Zwei Dinge: die Belege selbst und die Daten daraus.
Belege sind alle Unterlagen zu einem Geschäftsvorfall: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge und Verträge für wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Versicherungen. Es gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“.
Daten sind die Angaben, die verbucht werden:
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Name des Lieferanten oder Kunden
- Nettobetrag, Steuersatz, Umsatzsteuer und Bruttobetrag
- worum es geht, also eine kurze Beschreibung
- wenn Sie es wissen: das passende Konto
Je mehr davon bereits sauber vorliegt, desto weniger muss die Kanzlei abtippen und nachfragen. Was das für die Gebühren bedeutet, steht im Ratgeber Steuerberater-Kosten.
Schritt 1: Belege sammeln und digitalisieren
- Papierbelege fotografieren oder scannen Sie am besten sofort. Das Fotografieren mit dem Smartphone ist ausdrücklich zulässig. Achten Sie darauf, dass der ganze Beleg zu sehen und alles lesbar ist.
- PDF-Rechnungen aus E-Mails und Kundenportalen speichern Sie als Datei. Drucken Sie sie nicht aus, um sie dann wieder einzuscannen.
- E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) bewahren Sie in der Originaldatei auf. Mit dem E-Rechnung-Viewer können Sie den Inhalt lesen.
- Screenshots von Bestellbestätigungen ersetzen keine Rechnung. Laden Sie die Rechnung im Kundenkonto herunter.
Tipps für gute Belegfotos finden Sie unter Rechnungen scannen. Die Regeln für jede Belegart stehen unter Belege digitalisieren.
Schritt 2: Einheitlich benennen und ablegen
Ein fester Dateiname erspart später die Suche. Bewährt hat sich:
Datum_Lieferant_Betrag_Rechnungsnummer.pdf, zum Beispiel 2026-10-15_Telekom_47-59_R123456.pdf
Das Datum in der Form Jahr-Monat-Tag sorgt dafür, dass die Dateien von selbst in der richtigen Reihenfolge stehen. Dazu eine Ordnerstruktur nach Jahr und Monat, getrennt nach Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kontoauszügen.
Wichtig: Archivierte Belege werden nicht mehr bearbeitet. Was dazu sonst zu beachten ist, steht im Ratgeber Belege GoBD-konform aufbewahren.
Schritt 3: Daten aus den Belegen erfassen
Sie können die Daten von Hand in eine Tabelle eintragen. Das dauert pro Beleg ein bis zwei Minuten und führt leicht zu Zahlendrehern. Schneller geht es mit einer Software, die Belege ausliest.
RechnungScanner.de erkennt auf Fotos und PDFs unter anderem Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag sowie den Steuersatz und schlägt ein Konto vor. Sie sehen den Beleg neben den erkannten Werten und korrigieren, was nicht stimmt. Eine automatische Erkennung kann sich irren, vor allem bei schlechten Fotos. Die Kontrolle bleibt deshalb Ihr Teil der Arbeit.
Schritt 4: DATEV-Datei erzeugen
Die meisten Steuerbüros arbeiten mit Software von DATEV. Buchungen lassen sich dort als Datei einlesen, wenn sie im DATEV-Format vorliegen. Eine solche Buchungsdatei enthält pro Beleg unter anderem:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Umsatz | Bruttobetrag |
| Soll/Haben-Kennzeichen | S oder H |
| Konto | Aufwands- oder Erlöskonto |
| Gegenkonto | zum Beispiel Lieferant, Bank oder Kasse |
| BU-Schlüssel | Steuerschlüssel für den Umsatzsteuersatz |
| Belegdatum | Datum der Rechnung |
| Belegfeld 1 | Rechnungsnummer |
| Buchungstext | kurze Beschreibung |
Das Format ist streng. Schon ein falsches Datumsformat führt dazu, dass der Import scheitert. Erzeugen Sie die Datei deshalb mit einem Programm und nicht von Hand.
Schritt 5: An das Steuerbüro übergeben
Fragen Sie Ihre Kanzlei, welchen Weg sie bevorzugt. Üblich sind:
- Belegportal der Kanzlei, häufig DATEV Unternehmen online. Sie laden Belege hoch, die Kanzlei greift direkt darauf zu.
- Buchungsdatei plus Belege, zum Beispiel als ZIP-Datei über einen gesicherten Austauschweg.
- Fester Rhythmus. Monatlich oder pro Quartal ist besser als einmal im Jahr, weil Rückfragen dann noch frisch sind.
Einigen Sie sich einmal auf den Weg und bleiben Sie dabei.
SKR03 und SKR04: Welches Konto ist das richtige?
Ein Kontenrahmen legt fest, welche Kontonummer für welche Art von Vorgang steht. In Deutschland sind zwei DATEV-Kontenrahmen verbreitet:
- SKR03 ist nach den Abläufen im Betrieb gegliedert (Prozessgliederung). Er wird vor allem von kleinen und mittleren Unternehmen genutzt.
- SKR04 folgt dem Aufbau des Jahresabschlusses (Abschlussgliederung).
Dieselbe Ausgabe hat in beiden Rahmen unterschiedliche Nummern:
| Vorgang | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| Erlöse 19 % Umsatzsteuer | 8400 | 4400 |
| Miete | 4210 | 6310 |
| Versicherungen | 4360 | 6400 |
| Laufende Kfz-Betriebskosten | 4530 | 6530 |
| Werbekosten | 4600 | 6600 |
| Bewirtungskosten | 4650 | 6640 |
| Porto | 4910 | 6800 |
| Telefon | 4920 | 6805 |
| Bürobedarf | 4930 | 6815 |
| Rechts- und Beratungskosten | 4950 | 6825 |
Fragen Sie Ihr Steuerbüro, welchen Kontenrahmen es für Sie führt, bevor Sie Konten vergeben. Kanzleien passen Kontenrahmen häufig an und nutzen eigene Konten. Im Zweifel lassen Sie das Konto offen und liefern eine klare Beschreibung.
Aufbewahrung nicht vergessen
Digital vorbereiten heißt nicht, dass Sie die Belege danach löschen dürfen. Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahren Sie 8 Jahre auf, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Das Fristende für jedes Jahr zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.
RechnungScanner.de ist ein Werkzeug zum Erfassen und Exportieren, kein Archiv. Bewahren Sie die Originaldateien in Ihrer eigenen Ablage oder im Belegportal Ihrer Kanzlei auf.
Fünf Gewohnheiten, die den Unterschied machen
- Fester Termin. Zehn Minuten pro Woche reichen bei den meisten Selbstständigen, um die Belege der Woche zu erfassen.
- Geschäftskonto. Ein eigenes Konto für den Betrieb trennt Privates und Geschäftliches und macht den Abgleich einfach.
- Sofort fotografieren. Kassenbons auf Thermopapier verblassen. Was sofort fotografiert ist, geht nicht verloren.
- Kontoauszug abgleichen. Zu jeder Abbuchung gehört ein Beleg. Fehlt einer, fordern Sie ihn gleich an.
- Rechnungen prüfen. Fehlen Pflichtangaben wie Steuernummer, Leistungsdatum oder Steuersatz, bitten Sie den Aussteller um eine berichtigte Rechnung.
Häufige Fragen
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
In der Regel ja, wenn das Bild vollständig und lesbar ist, unverändert aufbewahrt wird und Sie Ihr Vorgehen dokumentiert haben. Einzelheiten stehen im Ratgeber zur GoBD-konformen Belegablage.
Muss ich selbst kontieren?
Nein. Es reicht, wenn Sie vollständige Belege und saubere Daten liefern. Kontenvorschläge sparen der Kanzlei Arbeit, die Entscheidung über die Buchung trifft sie selbst.
Mein Steuerbüro nutzt kein DATEV. Geht das trotzdem?
Viele andere Kanzleiprogramme können das DATEV-Format ebenfalls einlesen. Fragen Sie nach, welches Format gewünscht ist.
Was ist mit Barbelegen?
Barbelege werden genauso erfasst wie andere Belege. Wer viele Bargeschäfte hat, findet Vorlagen und Regeln unter Kassenbuch-Vorlage. Für einzelne Barzahlungen ohne Beleg gibt es die Quittung-Vorlage.
RechnungScanner.de liest Rechnungen und Belege per Foto oder PDF aus und erzeugt eine DATEV-Datei für das Steuerbüro, wahlweise nach SKR03 oder SKR04. 10 Scans pro Monat sind kostenlos. So funktioniert das Scannen →
Stand: 1. Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.