Kassenbuch führen: Pflicht, Regeln und typische Fehler

Ein Kassenbuch hält jede Bareinnahme und jede Barausgabe eines Betriebs fest, Tag für Tag und mit laufendem Bestand. Ob Sie eins führen müssen, hängt nicht davon ab, wie viel Bargeld Sie einnehmen, sondern davon, wie Sie Ihren Gewinn ermitteln. Die meisten Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet. Wer es trotzdem tut oder tun muss, sollte die Regeln kennen, denn eine fehlerhafte Kassenführung gehört zu den häufigsten Gründen für Hinzuschätzungen bei einer Betriebsprüfung.

Vorlagen zum Herunterladen gibt es hier: Kassenbuch-Vorlage für Excel und als PDF.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Pflicht ist das Kassenbuch für alle, die Bücher führen und bilanzieren. Das sind Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch, also zum Beispiel jede GmbH, UG, OHG und KG. Dazu kommen Gewerbetreibende, die mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn im Jahr erzielen (§ 141 AO).

Keine Pflicht besteht für alle, die ihren Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Das sind Freiberufler, Kleingewerbetreibende und die meisten Kleinunternehmer. Der Bundesfinanzhof hat das ausdrücklich entschieden (Beschluss vom 16.02.2006, X B 57/05).

Was auch ohne Kassenbuch gilt

Wer kein Kassenbuch führen muss, ist nicht von allen Pflichten frei:

• Jede Bareinnahme und jede Barausgabe wird einzeln aufgezeichnet.
• Zu jedem Vorgang gibt es einen Beleg.
• Die Aufzeichnungen entstehen zeitnah, nicht erst am Jahresende.

Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnung gibt es beim Verkauf von Waren gegen Barzahlung an viele unbekannte Kunden, etwa am Marktstand. Dann genügt ein täglicher Kassenbericht (§ 146 Abs. 1 AO). Wer eine elektronische Kasse benutzt, kann sich auf diese Ausnahme nicht berufen.

Aufbau eines Kassenbuchs

Ein Kassenbuch braucht diese Spalten:

Spalte	Inhalt
Datum	Tag des Geschäftsvorfalls
Belegnummer	Fortlaufende Nummer, die auch auf dem Beleg steht
Buchungstext	Was wurde verkauft, gekauft, entnommen oder eingelegt?
Einnahme	Betrag, der in die Kasse kommt
Ausgabe	Betrag, der die Kasse verlässt
Bestand	Kassenbestand nach dieser Zeile

Hilfreich sind zusätzlich der Umsatzsteuersatz und ein Feld für Bemerkungen. Ein Buchungskonto muss nicht im Kassenbuch stehen. Das trägt das Steuerbüro beim Verbuchen ein.

Beispiel

Datum	Beleg	Buchungstext	Einnahme	Ausgabe	Bestand
02.11.		Anfangsbestand			150,00 €
02.11.	1	Tageseinnahme laut Kassenbericht	412,50 €		562,50 €
03.11.	2	Briefmarken		17,00 €	545,50 €
03.11.	3	Tageseinnahme laut Kassenbericht	388,00 €		933,50 €
04.11.	4	Einzahlung auf das Bankkonto		700,00 €	233,50 €
04.11.	5	Privateinlage Wechselgeld	50,00 €		283,50 €

Die Einzahlung auf das Bankkonto und die Privateinlage sind weder Betriebsausgabe noch Betriebseinnahme. Sie verändern aber den Kassenbestand und gehören deshalb ins Kassenbuch.

Im Beispiel wird die Tageseinnahme als eine Summe aus dem Kassenbericht übernommen. So ist es bei einer offenen Ladenkasse üblich. Wer jeden Verkauf einzeln aufzeichnen muss, trägt die Verkäufe einzeln ein oder übernimmt die Tagessumme aus der Kasse und bewahrt die Einzeldaten dazu auf.

Die Regeln für die Kassenführung

1. Täglich festhalten. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich aufzuzeichnen. Wer Einträge für eine ganze Woche nachträgt, riskiert, dass die Kassenführung verworfen wird.
2. Einzeln und vollständig. Jeder Vorgang bekommt eine eigene Zeile. Auch kleine Beträge.
3. In der richtigen Reihenfolge. Der Bestand muss nach jeder Zeile stimmen.
4. Keine Buchung ohne Beleg. Fehlt ein Beleg, schreiben Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Anlass und Unterschrift.
5. Nichts überschreiben. Der ursprüngliche Inhalt eines Eintrags muss erkennbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO). Fehler streichen Sie so durch, dass sie lesbar bleiben, und tragen den richtigen Wert neu ein.
6. Privates mitbuchen. Privatentnahmen und Privateinlagen sind Kassenbewegungen. Dasselbe gilt für Abhebungen vom Bankkonto und Einzahlungen dorthin.
7. Kassensturzfähig bleiben. Der Bestand laut Kassenbuch muss jederzeit mit dem Geld in der Kasse übereinstimmen. Ein Prüfer darf das durch Zählen kontrollieren.

Der Kassenbestand darf nie negativ sein

In einer Kasse kann nicht weniger als null Euro liegen. Zeigt das Kassenbuch rechnerisch einen Minusbestand, fehlen Einnahmen oder Einlagen, oder die Reihenfolge stimmt nicht. Prüfer suchen gezielt nach solchen Stellen. Ein Minusbestand gilt als schwerer Mangel.

Kassendifferenzen richtig behandeln

Stimmt der gezählte Bestand nicht mit dem Kassenbuch überein, wird die Differenz am selben Tag als eigene Zeile gebucht: als Kassenfehlbetrag oder als Kassenüberschuss. Gleichen Sie Differenzen nicht stillschweigend aus und runden Sie nichts glatt. Eine Betragsgrenze, bis zu der Differenzen unbeachtlich wären, gibt es nicht. Kleine, gelegentliche Abweichungen sind im Bargeschäft normal. Ein Kassenbuch, das über Monate keine einzige Differenz zeigt, kann bei einer Prüfung eher Fragen aufwerfen.

Papier, Excel oder Software?

• Papier: Ein gebundenes Kassenbuch oder fortlaufend nummerierte Blätter, mit Kugelschreiber geführt, sind anerkannt. Die PDF-Vorlage können Sie dafür ausdrucken.
• Excel: Als alleiniges Kassenbuch regelmäßig nicht ausreichend, weil sich jede Zelle spurlos überschreiben lässt. Als Rechenhilfe oder freiwillige Übersicht ist eine Tabelle in Ordnung.
• Software: Ein elektronisches Kassenbuch muss Änderungen protokollieren und Einträge festschreiben. Fragen Sie den Anbieter nach einer Bescheinigung und stimmen Sie die Wahl mit Ihrem Steuerbüro ab.

Offene Ladenkasse und Kassenbericht

Wer ohne elektronische Kasse arbeitet und nicht jeden Verkauf einzeln aufzeichnet, führt eine offene Ladenkasse. Die Tageseinnahme wird dann rückwärts aus dem gezählten Bestand berechnet:

• Kassenbestand bei Geschäftsschluss
• plus Ausgaben des Tages (Einkäufe, Privatentnahmen, Bankeinzahlungen)
• minus Kassenbestand des Vortages
• minus Privateinlagen und sonstige Einzahlungen
• ergibt die Tageseinnahme

Der Kassenbericht wird für jeden Geschäftstag neu geschrieben. Ein Zählprotokoll ist nicht vorgeschrieben, zeigt aber, dass tatsächlich gezählt wurde. Beide Formulare finden Sie bei der Kassenbuch-Vorlage.

Elektronische Kassen

Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss zusätzliche Vorgaben erfüllen (§ 146a AO):

• Die Kasse braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE).
• Für jeden Vorgang wird ein Beleg ausgegeben.
• Anschaffung und Außerbetriebnahme werden dem Finanzamt innerhalb eines Monats gemeldet.

Geplant: Registrierkassenpflicht ab 2028

Bisher darf jeder Betrieb selbst entscheiden, ob er eine elektronische Kasse nutzt. Das soll sich ändern. Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Entwurf eines zweiten Kassengesetzes beschlossen. Die Kernpunkte nach Angaben des Bundesfinanzministeriums:

• Ab dem 1. Januar 2028 müssen Betriebe mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz eine elektronische Kasse mit TSE einsetzen.
• Wer im Jahr weniger als 12.000 € bar einnimmt, bleibt ausgenommen.
• Weitere Ausnahmen kann eine Verordnung regeln. Genannt werden Vertrauenskassen, die Direktvermarktung in der Landwirtschaft sowie Wochen- und Jahrmärkte.
• Die Pflicht zum Papierbon entfällt. Stattdessen stellen Betriebe einen elektronischen Beleg bereit, den der Kunde nicht annehmen muss.

Bundestag und Bundesrat müssen dem Gesetz noch zustimmen. Einzelheiten können sich bis dahin ändern (Stand: Oktober 2026). Betriebe unterhalb dieser Grenzen wären von der Pflicht nicht erfasst. Mehr dazu im Artikel Registrierkassenpflicht ab 2028.

Aufbewahrung

Kassenbücher und Kassenberichte bewahren Sie 10 Jahre auf, die Belege dazu 8 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde. Das Fristende für jedes Jahr zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.

Kassenbons auf Thermopapier verblassen oft nach wenigen Jahren. Fotografieren oder scannen Sie solche Belege früh, damit sie lesbar bleiben.

Die häufigsten Fehler

• Einträge werden gesammelt nachgetragen statt täglich.
• Der Bestand ist rechnerisch negativ.
• Privatentnahmen und Bankeinzahlungen fehlen.
• Einträge sind überschrieben, überklebt oder mit Bleistift geschrieben.
• Die Kasse wird nie gezählt, Differenzen werden nicht gebucht.
• Das Kassenbuch wird in Excel geführt, obwohl eine Pflicht zur Kassenbuchführung besteht.

Häufige Fragen

Müssen Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen?

Normalerweise nicht. Kleinunternehmer ermitteln ihren Gewinn fast immer mit der Einnahmenüberschussrechnung, und dafür ist kein Kassenbuch vorgeschrieben. Bareinnahmen und Barausgaben müssen trotzdem einzeln aufgezeichnet und belegt werden.

Darf ich freiwillig ein Kassenbuch führen?

Ja. Es hilft, den Überblick über das Bargeld zu behalten. Wer sich bei einer Prüfung auf ein freiwillig geführtes Kassenbuch beruft, muss es aber ordentlich und vollständig geführt haben.

Muss ich jeden Abend die Kasse zählen?

Bei einer offenen Ladenkasse ja, denn die Tageseinnahme ergibt sich aus dem gezählten Bestand. Bei einem Kassenbuch mit Einzelaufzeichnung ist das tägliche Zählen nicht vorgeschrieben. Regelmäßiges Zählen ist trotzdem der einfachste Weg, Fehler früh zu finden.

Was passiert bei einer fehlerhaften Kassenführung?

Hat die Kassenführung schwere Mängel, darf das Finanzamt die Einnahmen schätzen. Das führt oft zu deutlichen Nachzahlungen, weil pauschale Zuschläge auf den Umsatz gerechnet werden.

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