Wenn Sie als Kleinunternehmer oder Freelancer Barumsätze haben – sei es durch den Verkauf von Waren, Dienstleistungen oder durch Barzahlungen von Kunden – müssen Sie ein Kassenbuch führen. Das Kassenbuch ist ein wichtiges Dokument für Ihre Buchhaltung und wird bei Steuerprüfungen genau kontrolliert. Fehler oder unvollständige Aufzeichnungen können zu Nachforderungen und Problemen führen.
In diesem umfassenden Leitfaden erklären wir Ihnen alles, was Sie über das Führen eines Kassenbuchs wissen müssen – von den gesetzlichen Anforderungen über die praktische Umsetzung bis hin zu Tipps für eine fehlerfreie Kassenführung. Dabei gehen wir besonders auf die Situation von Kleinunternehmern ein, die oft mit gemischten Zahlungsarten (Bar und elektronisch) arbeiten.
Was ist ein Kassenbuch und warum ist es wichtig?
Ein Kassenbuch ist eine chronologische Aufzeichnung aller Bareinnahmen und Barausgaben Ihres Unternehmens. Es dokumentiert jeden Geschäftsvorfall, der mit Bargeld zu tun hat – von der Barzahlung eines Kunden bis zur Barausgabe für Büromaterial.
Das Kassenbuch ist wichtig, weil:
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Gesetzliche Pflicht: Wenn Sie Barumsätze haben, sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Diese Pflicht ergibt sich aus der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).
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Steuerliche Anerkennung: Nur dokumentierte Barumsätze können in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Ohne Kassenbuch können Barausgaben nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden.
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Nachvollziehbarkeit: Bei einer Steuerprüfung müssen Sie alle Barumsätze nachvollziehbar dokumentieren können. Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch erfüllt diese Anforderung.
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Übersicht: Ein Kassenbuch hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Barumsätze zu behalten und Ihre Finanzen besser zu planen.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, besteht für alle Unternehmer, die Barumsätze haben. Das betrifft:
Sie müssen ein Kassenbuch führen, wenn:
- Sie Waren oder Dienstleistungen gegen Bargeld verkaufen
- Sie Barzahlungen von Kunden erhalten
- Sie geschäftliche Ausgaben bar bezahlen
- Sie ein Ladengeschäft, einen Marktstand oder ähnliches betreiben
- Sie als Handwerker oder Dienstleister Barzahlungen erhalten
Sie müssen kein Kassenbuch führen, wenn:
- Sie ausschließlich elektronische Zahlungen (Überweisung, Kreditkarte) erhalten
- Sie keine Barumsätze haben
- Sie ausschließlich B2B-Geschäfte tätigen (dann sind Rechnungen ausreichend)
Wichtig: Auch wenn Sie hauptsächlich elektronische Zahlungen erhalten, aber gelegentlich Barumsätze haben, müssen Sie ein Kassenbuch führen. Die Pflicht besteht bereits bei geringen Barumsätzen.
Die gesetzlichen Anforderungen an ein Kassenbuch
Das Kassenbuch muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, die in der Abgabenordnung und den GoB festgelegt sind:
1. Vollständigkeit
Alle Barumsätze müssen vollständig erfasst werden. Es darf kein Geschäftsvorfall fehlen, auch nicht kleine Beträge.
2. Chronologische Ordnung
Die Einträge müssen in chronologischer Reihenfolge erfolgen – also in der Reihenfolge, in der die Geschäftsvorfälle stattgefunden haben.
3. Unveränderbarkeit
Einmal gemachte Einträge dürfen nicht mehr verändert werden. Fehler müssen durch Korrektureinträge berichtigt werden, nicht durch Überschreiben oder Löschen.
4. Nachvollziehbarkeit
Jeder Eintrag muss eindeutig zuordenbar sein. Das bedeutet: Zu jeder Einnahme oder Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein (Kassenbeleg, Quittung, Rechnung).
5. Aufbewahrung
Das Kassenbuch muss zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde.
Die Struktur eines Kassenbuchs
Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch enthält folgende Spalten:
1. Laufende Nummer Eine fortlaufende Nummer für jeden Eintrag (z.B. 001, 002, 003...). Diese hilft bei der Nachvollziehbarkeit.
2. Datum Das Datum des Geschäftsvorfalls (nicht das Datum des Eintrags).
3. Belegnummer Die Nummer des zugehörigen Belegs (Kassenbeleg, Quittung, Rechnung). Diese verknüpft den Eintrag mit dem Beleg.
4. Beschreibung Eine kurze, aber aussagekräftige Beschreibung des Geschäftsvorfalls (z.B. "Verkauf Ware XY", "Büromaterial", "Tankstelle").
5. Einnahmen Alle Bareinnahmen werden hier eingetragen (z.B. Barzahlungen von Kunden).
6. Ausgaben Alle Barausgaben werden hier eingetragen (z.B. Barzahlungen für Material).
7. Kassenbestand Der aktuelle Kassenbestand nach jedem Eintrag. Dieser wird durch Addition der Einnahmen und Subtraktion der Ausgaben berechnet.
8. Buchungskonto Das passende Buchungskonto nach SKR03 oder SKR04 (z.B. 8400 für Wareneingang, 6600 für Werbung).
9. Bemerkungen Zusätzliche Informationen, die für die Nachvollziehbarkeit wichtig sind.
Musterbeispiel: Kassenbuch-Eintrag
Hier ist ein Beispiel für einen ordnungsgemäßen Kassenbuch-Eintrag:
| Nr. | Datum | Beleg | Beschreibung | Einnahmen | Ausgaben | Kassenbestand | Konto | Bemerkungen | |-----|-------|-------|--------------|-----------|----------|---------------|-------|-------------| | 001 | 15.01.2025 | KB-001 | Barverkauf Produkt A | 119,00 | | 119,00 | 8400 | Kunde: Max Mustermann | | 002 | 15.01.2025 | KB-002 | Barverkauf Produkt B | 59,50 | | 178,50 | 8400 | Kunde: Anna Schmidt | | 003 | 15.01.2025 | Q-001 | Büromaterial (Bar) | | 23,80 | 154,70 | 6815 | Kauf bei Bürobedarf XY | | 004 | 16.01.2025 | KB-003 | Barverkauf Produkt C | 238,00 | | 392,70 | 8400 | Kunde: Peter Müller | | 005 | 16.01.2025 | Q-002 | Tankstelle (Bar) | | 85,00 | 307,70 | 6824 | Geschäftsfahrt |
Erklärung:
- KB-001, KB-002, KB-003: Kassenbelege für Barverkäufe
- Q-001, Q-002: Quittungen für Barausgaben
- Kassenbestand: Wird nach jedem Eintrag neu berechnet
- Konto: Buchungskonto nach SKR03 (8400 = Erlöse, 6815 = Bürobedarf, 6824 = Kraftstoffe)
Kassenbuch digital oder analog führen?
Sie können Ihr Kassenbuch sowohl digital als auch analog (auf Papier) führen. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile:
Digitales Kassenbuch (Excel, Software):
Vorteile:
- Automatische Berechnung des Kassenbestands
- Einfache Suche und Filterung
- Weniger Fehler durch automatische Berechnungen
- Einfache Archivierung
- GoBD-konform, wenn richtig konfiguriert
Nachteile:
- Erfordert technisches Verständnis
- Muss regelmäßig gesichert werden
- Kann bei technischen Problemen verloren gehen
Analoges Kassenbuch (Papier):
Vorteile:
- Einfach zu führen, keine technischen Kenntnisse nötig
- Sofort verfügbar, keine Abhängigkeit von Technik
- Kann nicht "gelöscht" werden
Nachteile:
- Manuelle Berechnung des Kassenbestands (fehleranfällig)
- Schwer zu durchsuchen
- Nimmt physischen Platz ein
- Kann verloren gehen oder beschädigt werden
Empfehlung: Für die meisten Unternehmer ist ein digitales Kassenbuch (z.B. in Excel oder einer speziellen Software) die bessere Wahl, da es weniger fehleranfällig ist und einfacher zu verwalten ist.
Kassenbelege und Quittungen
Zu jedem Eintrag im Kassenbuch muss ein Beleg vorhanden sein. Das kann sein:
Bei Bareinnahmen:
- Kassenbeleg: Ein selbst erstellter Beleg, der den Verkauf dokumentiert
- Rechnung: Eine Rechnung, die bar bezahlt wurde
- Quittung: Eine Quittung, die Sie dem Kunden ausgestellt haben
Bei Barausgaben:
- Quittung: Eine Quittung vom Verkäufer
- Kassenbon: Ein Kassenbon vom Supermarkt, Tankstelle etc.
- Rechnung: Eine Rechnung, die bar bezahlt wurde
Wichtig: Alle Belege müssen aufbewahrt werden und dem Kassenbuch-Eintrag zuordenbar sein. Die Belegnummer im Kassenbuch sollte mit der Nummer auf dem Beleg übereinstimmen.
Besonderheiten bei verschiedenen Geschäftsmodellen
Je nach Geschäftsmodell gibt es unterschiedliche Anforderungen an das Kassenbuch:
Ladengeschäft oder Marktstand:
- Tägliche Kassenabrechnung am Ende des Tages
- Vergleich des Kassenbestands mit den Einnahmen
- Dokumentation von Kassenfehlbeträgen oder -überschüssen
Handwerker oder Dienstleister:
- Erfassung von Barzahlungen bei Kunden vor Ort
- Ausstellung von Quittungen
- Erfassung von Barausgaben für Material
Online-Händler mit gelegentlichen Barverkäufen:
- Erfassung von Barverkäufen (z.B. bei Messen, Märkten)
- Trennung zwischen Online- und Barumsätzen
Freelancer:
- Erfassung von Barzahlungen von Kunden
- Erfassung von Barausgaben (z.B. Büromaterial, Fahrtkosten)
Die tägliche Kassenabrechnung
Am Ende jedes Tages sollten Sie eine Kassenabrechnung durchführen:
So funktionieren Sie:
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Zählen Sie den Kassenbestand: Zählen Sie das Bargeld in der Kasse.
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Vergleichen Sie mit dem Kassenbuch: Der gezählte Bestand sollte mit dem Kassenbestand im Kassenbuch übereinstimmen.
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Dokumentieren Sie Abweichungen: Wenn es Abweichungen gibt (Fehlbetrag oder Überschuss), dokumentieren Sie diese im Kassenbuch.
-
Erklären Sie Abweichungen: Bei größeren Abweichungen sollten Sie eine Erklärung notieren (z.B. "Fehlbetrag von 5 Euro, möglicherweise Wechselgeld-Fehler").
Wichtig: Kleine Abweichungen (bis zu 5 Euro) sind normal und müssen nicht weiter erklärt werden. Größere Abweichungen sollten dokumentiert werden.
Kassenbuch und GoBD-Konformität
Das Kassenbuch muss GoBD-konform geführt werden. Das bedeutet:
1. Unveränderbarkeit: Einmal gemachte Einträge dürfen nicht mehr verändert werden. Fehler müssen durch Korrektureinträge berichtigt werden.
2. Vollständigkeit: Alle Barumsätze müssen erfasst werden. Es darf kein Geschäftsvorfall fehlen.
3. Nachvollziehbarkeit: Jeder Eintrag muss eindeutig einem Beleg zuordenbar sein.
4. Aufbewahrung: Das Kassenbuch muss zehn Jahre lang aufbewahrt werden, und zwar in der Form, in der es erstellt wurde (digital oder analog).
Tipp: Wenn Sie ein digitales Kassenbuch führen, sollten Sie regelmäßige Backups erstellen und sicherstellen, dass die Dateien nicht verändert werden können (z.B. durch Schreibschutz oder Versionskontrolle).
Häufige Fehler beim Kassenbuch führen
Es gibt einige typische Fehler, die beim Führen eines Kassenbuchs häufig gemacht werden:
Fehler 1: Unvollständige Erfassung
Viele Unternehmer erfassen nicht alle Barumsätze. Auch kleine Beträge müssen dokumentiert werden.
Fehler 2: Fehlende Belege
Zu jedem Eintrag muss ein Beleg vorhanden sein. Fehlende Belege können bei einer Steuerprüfung zu Problemen führen.
Fehler 3: Falsche Berechnung des Kassenbestands
Der Kassenbestand muss nach jedem Eintrag neu berechnet werden. Fehlerhafte Berechnungen können zu Unstimmigkeiten führen.
Fehler 4: Nachträgliche Änderungen
Einträge dürfen nicht nachträglich geändert werden. Fehler müssen durch Korrektureinträge berichtigt werden.
Fehler 5: Fehlende tägliche Abrechnung
Eine tägliche Kassenabrechnung hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
Kassenbuch und Steuerprüfung
Bei einer Steuerprüfung wird das Kassenbuch genau kontrolliert. Der Prüfer wird:
- Die Vollständigkeit der Einträge prüfen
- Die Belege zu den Einträgen überprüfen
- Die Berechnung des Kassenbestands nachvollziehen
- Abweichungen zwischen Kassenbestand und Einträgen prüfen
Vorbereitung auf die Steuerprüfung:
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Vollständigkeit prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Barumsätze erfasst sind.
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Belege sortieren: Sortieren Sie alle Belege chronologisch und ordnen Sie sie den Einträgen zu.
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Abweichungen erklären: Bereiten Sie Erklärungen für eventuelle Abweichungen vor.
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Kassenbestand prüfen: Stellen Sie sicher, dass der Kassenbestand korrekt berechnet ist.
Kassenbuch-Software und Tools
Es gibt verschiedene Tools und Software-Lösungen, die Ihnen beim Führen eines Kassenbuchs helfen:
Excel-Vorlagen: Viele Unternehmer nutzen Excel-Vorlagen für ihr Kassenbuch. Diese sind kostenlos und einfach zu verwenden, erfordern aber manuelle Eingaben.
Buchhaltungssoftware: Viele Buchhaltungssoftware-Lösungen wie Lexoffice, sevDesk oder DATEV bieten integrierte Kassenbuch-Funktionen. Diese sind besonders praktisch, da sie automatisch mit der Buchhaltung verknüpft sind.
Spezielle Kassenbuch-Software: Es gibt auch spezielle Software-Lösungen, die nur für das Kassenbuch entwickelt wurden. Diese sind oft kostenlos oder günstig, bieten aber weniger Funktionen als vollständige Buchhaltungssoftware.
Tipp: Wenn Sie bereits Buchhaltungssoftware nutzen, sollten Sie prüfen, ob diese eine Kassenbuch-Funktion hat. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Checkliste: Ordungsgemäßes Kassenbuch
Verwenden Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihr Kassenbuch ordnungsgemäß geführt wird:
Struktur:
- [ ] Laufende Nummer für jeden Eintrag
- [ ] Datum des Geschäftsvorfalls
- [ ] Belegnummer
- [ ] Beschreibung des Geschäftsvorfalls
- [ ] Einnahmen-Spalte
- [ ] Ausgaben-Spalte
- [ ] Kassenbestand (automatisch berechnet)
- [ ] Buchungskonto
- [ ] Bemerkungen (bei Bedarf)
Inhalt:
- [ ] Alle Barumsätze erfasst
- [ ] Chronologische Ordnung eingehalten
- [ ] Zu jedem Eintrag ein Beleg vorhanden
- [ ] Kassenbestand korrekt berechnet
- [ ] Tägliche Kassenabrechnung durchgeführt
Aufbewahrung:
- [ ] Kassenbuch gesichert (Backup bei digitalem Kassenbuch)
- [ ] Belege aufbewahrt und zuordenbar
- [ ] Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren eingehalten
Fazit: Kassenbuch als Basis für ordnungsgemäße Buchführung
Ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch ist die Basis für eine korrekte Buchhaltung und schützt Sie vor Problemen bei Steuerprüfungen. Mit der richtigen Struktur und einer systematischen Herangehensweise wird das Führen eines Kassenbuchs zur Routine.
Beginnen Sie am besten sofort damit, alle Ihre Barumsätze systematisch zu erfassen. Ihre zukünftige Selbst – und möglicherweise auch das Finanzamt – werden es Ihnen danken.
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