Belege GoBD-konform aufbewahren: Was kleine Unternehmen wirklich tun müssen

Die GoBD regeln, wie Bücher, Aufzeichnungen und Belege geführt und aufbewahrt werden müssen, wenn dabei ein Computer im Spiel ist. Sie gelten für alle Unternehmen und Selbstständigen, auch für Kleinunternehmer und Freiberufler mit Einnahmenüberschussrechnung. Für einen kleinen Betrieb lassen sich die Anforderungen auf wenige Punkte bringen: vollständig sammeln, zeitnah erfassen, im Original aufbewahren, nichts unbemerkt ändern und das eigene Vorgehen kurz beschreiben.

Was sind die GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, das zuletzt im Juli 2025 wegen der E-Rechnung angepasst wurde. Die GoBD sind kein Gesetz. Sie beschreiben, wie die Finanzverwaltung die Vorschriften der Abgabenordnung auslegt, vor allem § 146 und § 147 AO. In einer Betriebsprüfung sind sie der Maßstab.

Die Grundsätze im Überblick

Grundsatz	Was er bedeutet
Vollständigkeit	Jeder Geschäftsvorfall ist erfasst, kein Beleg fehlt.
Richtigkeit	Die Aufzeichnung stimmt mit dem tatsächlichen Vorgang überein.
Zeitgerechte Erfassung	Belege werden zeitnah gesichert und erfasst, nicht erst am Jahresende.
Ordnung	Jeder Beleg lässt sich in angemessener Zeit finden und einer Buchung zuordnen.
Unveränderbarkeit	Ein erfasster Beleg kann nicht geändert werden, ohne dass die Änderung erkennbar ist.
Nachvollziehbarkeit	Ein sachverständiger Dritter kann den Weg vom Beleg zur Buchung und zurück verfolgen.

Zur zeitgerechten Erfassung nennen die GoBD Orientierungswerte: Bei unbaren Vorgängen gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben werden täglich festgehalten.

Aufbewahrungsfristen: 10, 8 und 6 Jahre

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gelten für Buchungsbelege 8 statt 10 Jahre.

Frist	Unterlagen
10 Jahre	Bücher und Aufzeichnungen, Kassenbuch, Inventare, Jahresabschlüsse, Einnahmenüberschussrechnung, Verfahrensdokumentation
8 Jahre	Buchungsbelege: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge
6 Jahre	Geschäftsbriefe einschließlich E-Mails, Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 bewahren Sie bis zum 31. Dezember 2034 auf. Die Frist läuft nicht ab, solange das Finanzamt die Steuer für das betreffende Jahr noch festsetzen oder ändern kann.

Alle Fristen mit Rechner: Aufbewahrungsfristen: Tabelle und Rechner.

Papierbelege scannen und fotografieren

Papierbelege dürfen digitalisiert werden. Dabei gilt:

• Fotografieren ist erlaubt. Die GoBD stellen die Aufnahme mit dem Smartphone dem Scannen gleich. Das gilt auch für Belege, die auf einer Reise im Ausland entstehen.
• Lesbar und vollständig. Das Bild muss den ganzen Beleg zeigen, bei Bedarf auch die Rückseite. Eine Mindestauflösung schreiben die GoBD nicht vor. In Farbe müssen Sie nur erfassen, wenn die Farbe etwas aussagt, zum Beispiel bei einem roten Minusbetrag.
• Unverändert speichern. Die Bilddatei wird so abgelegt, wie sie aufgenommen wurde.
• Papier darf danach vernichtet werden, soweit keine andere Vorschrift das Original verlangt. Voraussetzung ist, dass Ihr Verfahren dokumentiert ist.

Im Original aufbewahren sollten Sie unter anderem Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, notarielle Urkunden und Unterlagen, die Sie für Zoll oder Gericht im Original brauchen könnten.

Wie gute Belegfotos gelingen, zeigt die Seite Rechnungen scannen. Welche Belegart wie digitalisiert wird, steht unter Belege digitalisieren.

Digitale Belege im Ursprungsformat aufbewahren

Was digital ankommt, wird digital aufbewahrt, und zwar in dem Format, in dem es eingegangen ist.

• PDF-Rechnung per E-Mail: Die PDF-Datei aufbewahren. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Die E-Mail selbst muss nicht aufgehoben werden, wenn sie nur als Briefumschlag dient und keine weiteren steuerlich bedeutsamen Angaben enthält.
• E-Rechnung: Die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF unverändert aufbewahren. Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Mit dem E-Rechnung-Viewer machen Sie den Inhalt lesbar.
• Elektronische Kontoauszüge: Die Datei der Bank aufbewahren, nicht nur einen Ausdruck.
• Rechnungen aus Kundenportalen: Als PDF herunterladen und ablegen. Screenshots reichen nicht.

Unveränderbarkeit: Reicht ein Ordner auf der Festplatte?

Die GoBD sagen dazu deutlich: Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden. In einem gewöhnlichen Ordner, lokal oder in einer Cloud, lässt sich jede Datei überschreiben oder löschen, ohne dass es auffällt.

Zusätzliche Maßnahmen können sein:

• Technisch: ein Dokumentenmanagementsystem oder Archiv, das Versionen speichert und Änderungen protokolliert, oder Speichermedien, die sich nur einmal beschreiben lassen
• Über das Steuerbüro: Viele Kanzleien stellen ein Belegportal bereit, etwa DATEV Unternehmen online. Fragen Sie nach, ob das Portal Ihre eigene Aufbewahrung abdeckt.
• Organisatorisch: Schreibschutz und eingeschränkte Zugriffsrechte für den Archivordner, regelmäßige Sicherungen, die nicht überschrieben werden, und eine feste Regel, dass archivierte Dateien nie bearbeitet werden

Welche Lösung angemessen ist, hängt von der Größe des Betriebs ab. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Maßnahmen benennen können und sie eingehalten werden.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in Ihrem Betrieb eingehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Für einen Einzelunternehmer genügen meist wenige Seiten. Sie sollten diese Fragen beantworten:

1. Welche Belege kommen auf welchem Weg an (Post, E-Mail, Portale, Barbelege)?
2. Wer digitalisiert Papierbelege, wann und mit welchem Gerät oder welcher App?
3. Wie wird geprüft, ob das Bild lesbar und vollständig ist?
4. Wo und unter welchem Namen werden die Dateien abgelegt?
5. Wie sind die Dateien gegen Änderung und Verlust geschützt?
6. Wann und wie gehen die Belege an das Steuerbüro?
7. Wann wird das Papier vernichtet?
8. Welche Programme werden eingesetzt, und seit wann?

Fehlt die Verfahrensdokumentation, wird die Buchführung nicht automatisch verworfen. Nach den GoBD ist das kein Mangel mit sachlichem Gewicht, solange sich die Abläufe auch so nachvollziehen und prüfen lassen. Wer Papierbelege nach dem Scannen vernichtet, sollte die Beschreibung aber in jedem Fall haben.

Ordnung: Belege wiederfinden

• Einheitliche Dateinamen, zum Beispiel 2026-03-14_Lieferant_Rechnungsnummer.pdf
• Eine Ordnerstruktur nach Jahr und Monat
• Eine Belegnummer, die auch in der Buchhaltung steht und Beleg und Buchung verbindet
• Lesbarkeit über die ganze Frist: Dateiformate und Speichermedien müssen auch in acht oder zehn Jahren noch zu öffnen sein. PDF und XML sind dafür unproblematisch.

Datensicherung

Gehen Belege verloren, ist die Buchführung nicht mehr vollständig. Bewährt hat sich die 3-2-1-Regel: drei Kopien, auf zwei verschiedenen Speichermedien, eine davon außer Haus. Prüfen Sie einmal im Jahr, ob sich eine Sicherung tatsächlich zurückspielen lässt.

Checkliste

• Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge werden gesammelt
• Papierbelege werden zeitnah gescannt oder fotografiert und auf Lesbarkeit geprüft
• Digitale Belege liegen im Ursprungsformat vor
• E-Rechnungen werden als XML oder ZUGFeRD-PDF aufbewahrt
• Archivierte Dateien werden nicht mehr bearbeitet
• Jeder Beleg hat eine Nummer, die auch in der Buchhaltung steht
• Es gibt regelmäßige Sicherungen an einem zweiten Ort
• Das Vorgehen ist auf wenigen Seiten beschrieben
• Die Fristen von 8 und 10 Jahren sind bekannt

Häufige Fehler

• Belege werden zu früh gelöscht. Die Frist beginnt erst am Jahresende und kann sich verlängern.
• PDF-Rechnungen werden ausgedruckt und die Datei gelöscht. Aufzubewahren ist die Datei.
• E-Rechnungen werden nur als Ausdruck abgelegt. Der strukturierte Teil fehlt dann.
• Thermobelege verblassen. Ohne Foto ist der Beleg nach wenigen Jahren nicht mehr lesbar.
• Belege liegen nur auf einem Gerät. Ein defektes Handy oder Notebook reicht für den Verlust.
• Belege werden nachträglich bearbeitet, etwa zugeschnitten, umbenannt und neu gespeichert, ohne dass die ursprüngliche Datei erhalten bleibt.

Häufige Fragen

Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer?

Ja. Die GoBD gelten für alle, die Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen. Dazu gehört auch die Einnahmenüberschussrechnung. Auf die Umsatzsteuer kommt es dabei nicht an.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

In der Regel ja, wenn das Bild vollständig und lesbar ist, unverändert aufbewahrt wird und Ihr Verfahren dokumentiert ist. Ausgenommen sind Unterlagen, die nach anderen Vorschriften im Original vorliegen müssen.

Welche Auflösung muss ein Scan haben?

Die GoBD nennen keinen Wert. Der Beleg muss lesbar sein, auch das Kleingedruckte. Mit 300 dpi oder einem scharfen Handyfoto sind Sie auf der sicheren Seite.

Muss ich E-Mails aufbewahren?

E-Mails, die selbst ein Geschäftsbrief sind, etwa ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung im Text der Nachricht, bewahren Sie 6 Jahre auf. Dient die E-Mail nur dem Transport einer angehängten Rechnung, genügt die Rechnung.

Ist RechnungScanner.de ein GoBD-Archiv?

Nein. RechnungScanner.de liest Belege aus und erstellt die DATEV-Datei für das Steuerbüro. Die Aufbewahrung der Originale bleibt Ihre Aufgabe oder die Ihres Steuerbüros.

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