Was muss auf einer Quittung stehen?
Eine Quittung bestätigt schriftlich, dass eine Zahlung angekommen ist. Das Gesetz nennt sie „Empfangsbekenntnis“ (§ 368 BGB). Damit sie als Nachweis taugt, gehören diese Angaben darauf:
- Name und Anschrift des Ausstellers, also der Person, die das Geld erhält
- Name des Zahlenden
- Betrag in Ziffern und in Worten
- Grund der Zahlung: welche Ware oder Leistung, in welcher Menge
- Ort und Datum
- Unterschrift des Empfängers, bei Unternehmen gern mit Stempel
Der Betrag in Worten schützt vor nachträglichen Änderungen an den Ziffern. Eine Quittungsnummer ist nicht vorgeschrieben, erleichtert aber die Zuordnung in der Buchhaltung.
Quittung als Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € gilt eine Quittung als Rechnung, wenn sie die Angaben einer Kleinbetragsrechnung enthält (§ 33 UStDV). Der Empfänger kann dann die Vorsteuer daraus abziehen. Nötig sind:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Name und Anschrift des Kunden, eine Rechnungsnummer und die Steuernummer des Ausstellers dürfen bei der Kleinbetragsrechnung fehlen.
Über 250 € ersetzt die Quittung keine Rechnung. Unternehmer brauchen dann für den Vorsteuerabzug eine Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Die Quittung dokumentiert in diesem Fall nur, dass und wann bezahlt wurde.
Quittung für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Auf der Quittung steht deshalb nur der Gesamtbetrag, dazu ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Die Zeilen für Netto und Umsatzsteuer entfallen. Wer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie grundsätzlich dem Finanzamt (§ 14c UStG).
Private Quittung: Verkauf, Miete, Kaution
Auch Privatpersonen können eine Quittung verlangen und ausstellen, etwa beim Verkauf eines gebrauchten Fahrrads, bei einer bar gezahlten Miete oder einer Kaution. Eine Steuerangabe gehört dann nicht auf die Quittung. Wichtig sind die Namen beider Seiten, der Betrag, der Grund der Zahlung, das Datum und die Unterschrift. Im Formular wählen Sie dafür „Ohne Steuerangabe“.
Quittung, Rechnung und Kassenbon im Vergleich
| Beleg | Sagt aus | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Quittung | Die Zahlung ist eingegangen. | Barzahlung ohne Kasse, private Geschäfte, Anzahlungen |
| Rechnung | Eine Leistung wurde erbracht und ist zu bezahlen. | Geschäfte zwischen Unternehmen, Beträge über 250 € |
| Kassenbon | Verkauf und Zahlung an einer Kasse. | Einzelhandel, Gastronomie |
Eine Rechnung allein beweist nicht, dass sie bezahlt wurde. Bei Barzahlung lassen Sie sich deshalb den Empfang auf der Rechnung bestätigen („Betrag dankend erhalten“, Datum, Unterschrift) oder eine Quittung geben.
Quittungen in der Buchhaltung
Quittungen sind Buchungsbelege. Sie werden 8 Jahre aufbewahrt, das genaue Fristende zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner. Wer Barzahlungen in einer Kasse sammelt, trägt jede Quittung ins Kassenbuch ein. Dafür gibt es die Kassenbuch-Vorlage.
Erhaltene Quittungen und Kassenbons müssen Sie nicht abtippen: Mit RechnungScanner.de fotografieren Sie den Beleg, Betrag, Datum und Umsatzsteuer werden erkannt und lassen sich als DATEV-CSV exportieren.
Häufige Fragen
Was muss auf einer Quittung stehen?
Name und Anschrift des Ausstellers, der Name des Zahlenden, der Betrag, der Grund der Zahlung, Ort und Datum sowie die Unterschrift des Empfängers. Soll die Quittung als Kleinbetragsrechnung für den Vorsteuerabzug dienen, kommen der Steuersatz und die Art und Menge der Ware oder Leistung dazu.
Ist eine Quittung ohne Unterschrift gültig?
Eine Quittung im Sinne des § 368 BGB ist ein schriftliches Empfangsbekenntnis und wird deshalb unterschrieben. Für das Finanzamt genügt bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro auch ein Beleg ohne Unterschrift, etwa ein Kassenbon. Im Zweifel unterschreiben: Die Unterschrift beweist, dass das Geld angekommen ist.
Bis zu welchem Betrag reicht eine Quittung statt einer Rechnung?
Bis 250 Euro brutto. Bis zu diesem Betrag gilt eine Quittung mit den Angaben einer Kleinbetragsrechnung als Rechnung und berechtigt Unternehmer zum Vorsteuerabzug. Über 250 Euro brauchen Unternehmer eine vollständige Rechnung, die Quittung bestätigt dann nur noch die Zahlung.
Muss ich eine Quittung ausstellen, wenn der Kunde danach fragt?
Ja. Wer eine Zahlung erhält, muss auf Verlangen eine Quittung ausstellen. Das steht in § 368 BGB und gilt auch zwischen Privatpersonen.
Kann ich eine Quittung nachträglich ausstellen?
Ja. Tragen Sie das Datum ein, an dem Sie die Quittung ausstellen, und nennen Sie im Text den Tag der Zahlung. Eine Rückdatierung ist nicht nötig und sollte unterbleiben.
Wie schreibe ich eine Quittung als Kleinunternehmer?
Ohne Umsatzsteuer. Sie nennen nur den Gesamtbetrag und ergänzen einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Im Formular oben wählen Sie dafür die Option für Kleinunternehmer.
Wie lange muss ich Quittungen aufbewahren?
Unternehmer bewahren Quittungen als Buchungsbelege 8 Jahre auf. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Quittung ausgestellt wurde. Privatpersonen haben keine allgemeine Pflicht, sollten Quittungen aber aufheben, solange Gewährleistung oder Rückfragen möglich sind.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.