Seit 2025 regelt eine eigene Vorschrift, was auf der Rechnung eines Kleinunternehmers stehen muss: § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Die Liste ist kürzer als bei regelbesteuerten Unternehmen. Zwei Punkte werden trotzdem oft falsch gemacht: Die Steuernummer fehlt, oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung fehlt. Beides ist Pflicht.
Pflichtangaben für Kleinunternehmer
Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, muss mindestens enthalten:
- Ihren vollständigen Namen und Ihre vollständige Anschrift
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Kunden
- Ihre Steuernummer, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- das Entgelt in einer Summe
- einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum stehen nicht in dieser Liste. Vergeben Sie trotzdem beides. Ohne Nummer lässt sich eine Rechnung in der Buchhaltung nicht eindeutig zuordnen, und viele Kunden weisen Rechnungen ohne Leistungsdatum zurück.
Der Hinweis auf die Steuerbefreiung
Der Hinweis ist seit 2025 vorgeschrieben. Ein fester Wortlaut ist nicht vorgegeben. Üblich sind:
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Steuerfreier Umsatz nach § 19 UStG (Kleinunternehmer).“
Weisen Sie auf keinen Fall Umsatzsteuer aus, auch nicht mit 0 %. Wer als Kleinunternehmer einen Steuerbetrag auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG). Ein Steuersatz oder eine Zeile „zzgl. MwSt.“ hat auf der Rechnung nichts zu suchen.
Vergleich: Kleinunternehmer, Regelbesteuerung, Kleinbetrag
| Angabe | Kleinunternehmer | Regelbesteuerung | Kleinbetrag bis 250 € |
|---|---|---|---|
| Name und Anschrift des Ausstellers | ja | ja | ja |
| Name und Anschrift des Kunden | ja | ja | nein |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | ja | ja | nein |
| Ausstellungsdatum | ja | ja | ja |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | empfohlen | ja | nein |
| Menge und Art der Lieferung oder Leistung | ja | ja | ja |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | empfohlen | ja | nein |
| Entgelt | in einer Summe | netto, nach Steuersätzen getrennt | Bruttobetrag in einer Summe |
| Steuersatz und Steuerbetrag | nein | ja | nur der Steuersatz |
| Hinweis auf Steuerbefreiung | ja, auf § 19 UStG | nur bei steuerfreien Umsätzen | ja, wenn steuerfrei |
Grundlage sind § 34a UStDV für Kleinunternehmer, § 14 Abs. 4 UStG für die Regelbesteuerung und § 33 UStDV für Kleinbeträge.
Die Erleichterung für Kleinbeträge gilt auch für Kleinunternehmer. Bei einer Rechnung bis 250 € genügen Ihr Name und Ihre Anschrift, das Datum, die Leistung, der Betrag und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Für Barzahlungen eignet sich dafür die Quittung-Vorlage.
Muster: Rechnung eines Kleinunternehmers
Maria Muster · Grafikdesign
Musterstraße 12, 12345 Musterstadt
Steuernummer: 123/456/78901
An
Beispiel GmbH
Beispielweg 3, 54321 Beispielstadt
Rechnung Nr. 2026-014 Datum: 05.10.2026
Leistungszeitraum: 01.09.2026 bis 30.09.2026
1 Gestaltung Firmenbroschüre, 12 Seiten 1.200,00 €
2 Bildbearbeitung, 6 Stunden zu 50,00 € 300,00 €
Rechnungsbetrag 1.500,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlbar ohne Abzug bis zum 19.10.2026.
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
Muster: Rechnung mit Umsatzsteuer
Wer die Kleinunternehmerregelung nicht nutzt, weist das Entgelt netto aus und nennt Steuersatz und Steuerbetrag:
Rechnung Nr. 2026-014 Datum: 05.10.2026
Leistungsdatum: 30.09.2026
1 Gestaltung Firmenbroschüre, 12 Seiten 1.200,00 €
2 Bildbearbeitung, 6 Stunden zu 50,00 € 300,00 €
Nettobetrag 1.500,00 €
Umsatzsteuer 19 % 285,00 €
Rechnungsbetrag 1.785,00 €
Die Angaben zu Aussteller, Kunde und Steuernummer sind dieselben wie im ersten Muster.
Rechnungsnummer richtig vergeben
Die Nummer muss einmalig sein. Sie darf Buchstaben enthalten, und Sie dürfen mehrere Nummernkreise führen, zum Beispiel je Jahr oder je Kundengruppe. Eine lückenlose Abfolge verlangt das Gesetz nicht. Wichtig ist nur, dass keine Nummer doppelt vorkommt.
Bewährt hat sich das Schema Jahr und laufende Nummer: 2026-001, 2026-002, 2026-003.
Wann müssen Sie eine Rechnung ausstellen?
- An andere Unternehmer: immer, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG).
- An Privatpersonen: Eine gesetzliche Pflicht gibt es nur bei steuerpflichtigen Leistungen rund um ein Grundstück, etwa Handwerker-, Garten- oder Reinigungsarbeiten. Regelbesteuerte Unternehmen stellen solche Rechnungen innerhalb von sechs Monaten aus und weisen darauf hin, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss.
- Als Kleinunternehmer schreiben Sie bei Arbeiten an Haus und Garten am besten ebenfalls immer eine Rechnung. Ihr Kunde braucht sie, um die Arbeitskosten als Handwerkerleistung oder haushaltsnahe Dienstleistung von der Steuer abzusetzen. Das Finanzamt erkennt dafür nur Rechnungen an, die überwiesen und nicht bar bezahlt wurden.
- In allen anderen Fällen besteht gegenüber Privatkunden keine Pflicht. Die meisten Kunden erwarten trotzdem eine Rechnung oder Quittung.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen dauerhaft auf Papier oder als PDF ausstellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit 2025. Einzelheiten stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer.
Rechnungen an Kunden im Ausland
Für Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten gelten Sonderregeln. Je nach Leistung brauchen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, einen Hinweis auf die Steuerschuld des Kunden und eine Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern. Klären Sie das mit Ihrem Steuerbüro, bevor Sie die erste Rechnung ins Ausland schreiben.
Fehler in einer Rechnung berichtigen
Eine verschickte Rechnung wird nicht überschrieben. Es gibt zwei saubere Wege:
- Berichtigung: Sie schicken ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die falsche oder fehlende Angabe richtigstellt.
- Storno und neue Rechnung: Sie stornieren die Rechnung mit einem Beleg, der auf die alte Nummer verweist, und stellen eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus.
Beide Belege bleiben in Ihrer Ablage.
Rechnungen aufbewahren
Kopien Ihrer Ausgangsrechnungen bewahren Sie 8 Jahre auf, genauso wie Eingangsrechnungen. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Der Aufbewahrungsfristen-Rechner zeigt das Fristende für jedes Jahr.
Die häufigsten Fehler
- Umsatzsteuer ausgewiesen. Der Betrag wird dann geschuldet.
- Hinweis auf § 19 UStG fehlt. Seit 2025 ist er Pflicht.
- Steuernummer fehlt. Sie gehört auch auf Rechnungen von Kleinunternehmern.
- Nummer doppelt vergeben. Häufig nach einem Wechsel der Software oder Vorlage.
- Leistung zu ungenau beschrieben. „Beratung“ oder „Dienstleistung“ reicht nicht. Schreiben Sie, was Sie getan haben und in welchem Umfang.
- Anschrift unvollständig. Name ohne Straße und Ort genügt nicht.
Häufige Fragen
Muss auf der Rechnung „Kleinunternehmer“ stehen?
Das Wort selbst nicht. Vorgeschrieben ist ein Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Der Verweis auf § 19 UStG erfüllt das.
Bis zu welchem Umsatz bin ich Kleinunternehmer?
Der Umsatz darf im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten (§ 19 UStG). Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, endet die Befreiung sofort.
Darf ich eine Rechnung in Word oder Excel schreiben?
Ja. Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Programm. Speichern Sie die fertige Rechnung als PDF und bewahren Sie diese Datei auf.
Was ist, wenn mein Kunde eine Rechnung mit Umsatzsteuer verlangt?
Als Kleinunternehmer dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Ihr Kunde kann aus Ihrer Rechnung keine Vorsteuer ziehen. Ob sich der Wechsel zur Regelbesteuerung für Sie lohnt, zeigt der Ratgeber zum Vorsteuerabzug.
Eingangsrechnungen kommen als Papier, PDF oder Foto. RechnungScanner.de liest Lieferant, Datum, Beträge und Umsatzsteuer aus und erzeugt eine DATEV-Datei für das Steuerbüro. 10 Scans pro Monat sind kostenlos. So funktioniert das Scannen →
Stand: 1. Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.