Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnen Sie Ihren Kunden keine Umsatzsteuer. Der Preis dafür: Die Umsatzsteuer, die in Ihren eigenen Einkäufen steckt, bekommen Sie nicht zurück. Wer darauf nicht verzichten will, kann zur Regelbesteuerung wechseln. Ob sich das rechnet, hängt vor allem davon ab, wer Ihre Kunden sind.
Das Wichtigste in Kürze
- Kleinunternehmer haben keinen Vorsteuerabzug.
- Wer ihn will, verzichtet auf die Kleinunternehmerregelung. Der Verzicht bindet für mindestens fünf Kalenderjahre.
- Der Wechsel lohnt sich meist bei Geschäftskunden und bei hohen Investitionen.
- Bei Privatkunden kostet er in der Regel Geld.
- Für den Abzug brauchen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung.
So funktioniert der Vorsteuerabzug
Kaufen Sie für Ihr Unternehmen etwas für 1.190 € brutto, stecken darin 190 € Umsatzsteuer. Ein regelbesteuerter Unternehmer zieht diese 190 € als Vorsteuer von der Umsatzsteuer ab, die er selbst seinen Kunden berechnet hat. Der Einkauf kostet ihn also 1.000 €. Ein Kleinunternehmer trägt die vollen 1.190 €.
Rechenbeispiel: Geschäftskunden und Privatkunden
Angenommen, Sie nehmen im Jahr 20.000 € ein und haben Ausgaben von 8.000 € brutto. In diesen Ausgaben stecken 1.277,31 € Umsatzsteuer.
| Kleinunternehmer | Regelbesteuerung, Geschäftskunden | Regelbesteuerung, Privatkunden | |
|---|---|---|---|
| Was der Kunde zahlt | 20.000,00 € | 23.800,00 € | 20.000,00 € |
| Darin enthaltene Umsatzsteuer | 0,00 € | 3.800,00 € | 3.193,28 € |
| Ihnen bleibt als Erlös | 20.000,00 € | 20.000,00 € | 16.806,72 € |
| Ausgaben nach Vorsteuerabzug | 8.000,00 € | 6.722,69 € | 6.722,69 € |
| Überschuss | 12.000,00 € | 13.277,31 € | 10.084,03 € |
Geschäftskunden ziehen die 3.800 € selbst als Vorsteuer ab. Für sie bleibt Ihr Preis gleich, und Sie gewinnen die Vorsteuer aus Ihren Einkäufen: 1.277,31 € mehr im Jahr.
Privatkunden können nichts abziehen. Halten Sie Ihren Preis bei 20.000 €, geht die Umsatzsteuer von Ihrem Erlös ab. Sie stehen 1.915,97 € schlechter da. Erhöhen Sie den Preis um 19 %, werden Sie teurer als Mitbewerber, die Kleinunternehmer geblieben sind.
Wann sich der Wechsel lohnt
- Ihre Kunden sind überwiegend Unternehmen, die selbst Vorsteuer abziehen.
- Sie planen größere Anschaffungen, zum Beispiel Fahrzeug, Maschinen oder Einrichtung.
- Ihre laufenden Kosten sind hoch und mit 19 % Umsatzsteuer belastet, etwa Wareneinkauf oder Fremdleistungen.
Wann Sie besser Kleinunternehmer bleiben
- Sie arbeiten vor allem für Privatkunden, Vereine oder andere Kleinunternehmer.
- Sie haben kaum Ausgaben, weil Sie im Wesentlichen Ihre Arbeitszeit verkaufen.
- Sie wollen sich die Voranmeldungen und die genauere Buchführung sparen.
Auf die Kleinunternehmerregelung verzichten
Den Verzicht erklären Sie gegenüber dem Finanzamt (§ 19 Abs. 3 UStG). Eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben. Es genügt, wenn Sie Ihre Umsätze in der Voranmeldung oder in der Jahreserklärung nach den allgemeinen Regeln versteuern. Bei einer Neugründung kreuzen Sie den Verzicht im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an.
- Frist: Der Verzicht kann bis zum letzten Tag des Monats Februar des übernächsten Jahres erklärt werden. Für das Jahr 2026 also bis Ende Februar 2028.
- Bindung: Er gilt für mindestens fünf Kalenderjahre. In dieser Zeit können Sie nicht zurückwechseln, auch wenn Ihr Umsatz niedrig bleibt.
- Folgen: Sie weisen Umsatzsteuer aus, geben Umsatzsteuervoranmeldungen ab und müssen ab 2028 im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
Rechnen Sie wegen der fünf Jahre nicht nur mit dem laufenden Jahr, sondern auch mit Ihren Plänen für die nächsten Jahre.
Vorsteuer aus Anschaffungen vor dem Wechsel
Haben Sie als Kleinunternehmer ein Wirtschaftsgut gekauft, das Sie nach dem Wechsel weiter nutzen, können Sie einen Teil der damals gezahlten Umsatzsteuer nachträglich abziehen. Das regelt die Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG. Der Berichtigungszeitraum beträgt fünf Jahre, bei Grundstücken zehn. Die Berichtigung entfällt, wenn die Vorsteuer aus der Anschaffung 1.000 € nicht übersteigt.
Ein Beispiel: Sie kaufen als Kleinunternehmer eine Maschine mit 1.900 € Umsatzsteuer und wechseln genau zwei Jahre später zur Regelbesteuerung. Für die verbleibenden drei von fünf Jahren stehen Ihnen drei Fünftel zu, also 1.140 €, verteilt auf diese drei Jahre.
Welche Rechnung brauchen Sie für den Abzug?
Vorsteuer gibt es nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung eines anderen Unternehmers für eine Leistung an Ihr Unternehmen (§ 15 UStG). Die Rechnung muss enthalten:
- Name und Anschrift des Ausstellers und Ihres Unternehmens
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
Fehlt eine Angabe, bitten Sie den Aussteller um eine berichtigte Rechnung, bevor Sie die Vorsteuer geltend machen.
Erleichterung bei Kleinbeträgen
Für Rechnungen bis 250 € brutto genügen weniger Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Ihr eigener Name muss nicht darauf stehen. Den Steuerbetrag rechnen Sie selbst aus dem Bruttobetrag heraus. Der Kassenbon vom Schreibwarenladen reicht also aus.
Keine Vorsteuer gibt es aus
- Rechnungen von Kleinunternehmern, denn sie enthalten keine Umsatzsteuer
- Käufen von Privatpersonen
- Rechnungen, die nicht auf Ihr Unternehmen lauten (Ausnahme: Kleinbeträge)
- Ausgaben für die private Lebensführung
Sonderfälle im Alltag
Gemischt genutzte Gegenstände. Ein Gegenstand, der zu mindestens 10 % für das Unternehmen genutzt wird, darf dem Unternehmen zugeordnet werden. Dann ist die Vorsteuer aus dem Kauf voll abziehbar. Im Gegenzug wird die private Nutzung besteuert. Beim Auto geschieht das über ein Fahrtenbuch, die 1-%-Regelung oder eine Schätzung. Für Gebäude gilt eine Sonderregel: Dort ist die Vorsteuer nur für den unternehmerisch genutzten Teil abziehbar.
Bewirtung. Die Vorsteuer aus einem Geschäftsessen ist voll abziehbar, wenn die Kosten angemessen sind und der Bewirtungsbeleg vollständig ausgefüllt ist. Bei der Einkommensteuer zählen dagegen nur 70 % der Kosten als Betriebsausgabe.
Geschenke. Bei Geschenken an Geschäftspartner über 50 € pro Person und Jahr entfällt der Vorsteuerabzug ganz.
Reisekosten. Aus der Hotelrechnung ziehen Sie die Vorsteuer ab, wenn sie auf Ihr Unternehmen ausgestellt ist. Fahrausweise gelten als Rechnung. Aus Verpflegungspauschalen gibt es keine Vorsteuer, weil dahinter keine Rechnung steht.
Wann wird die Vorsteuer abgezogen?
In dem Voranmeldungszeitraum, in dem beides vorliegt: Die Leistung ist erbracht, und Sie haben die Rechnung. Wann Sie bezahlen, ist unerheblich. Haben Sie eine Rechnung vergessen, berichtigen Sie die Voranmeldung für den richtigen Zeitraum oder holen den Abzug in der Jahreserklärung nach. Wie sich Umsatzsteuer und Vorsteuer zur Zahllast verrechnen, zeigt der Umsatzsteuervoranmeldung-Rechner.
Achtung: Leistungen aus dem Ausland
Auch Kleinunternehmer können Umsatzsteuer schulden, und zwar für Leistungen, die sie von Unternehmen aus dem Ausland beziehen. Typische Fälle sind Werbeanzeigen bei Google oder Meta und Software-Abos ausländischer Anbieter. Hier geht die Steuerschuld auf Sie über (§ 13b UStG). Als Kleinunternehmer melden und zahlen Sie diese Steuer, ohne sie als Vorsteuer abziehen zu können. Regelbesteuerte Unternehmen melden die Steuer an und ziehen sie im selben Zug wieder ab.
Häufige Fragen
Kann ich nur für einzelne Anschaffungen Vorsteuer abziehen?
Nein. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung gilt für das gesamte Unternehmen und für mindestens fünf Kalenderjahre.
Kann ich nach den fünf Jahren zurückwechseln?
Ja, mit Wirkung zum Beginn eines Kalenderjahres, wenn Ihr Umsatz dann unter den Grenzen liegt: höchstens 25.000 € im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr.
Wie lange muss ich die Rechnungen aufbewahren?
8 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das Fristende zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.
Ich habe die Umsatzgrenze überschritten. Was gilt jetzt?
Dann sind Sie ohne eigenes Zutun regelbesteuert und können Vorsteuer abziehen. Lag der Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, gilt das ab dem 1. Januar. Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, gilt es schon für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird.
Für den Vorsteuerabzug muss jede Eingangsrechnung erfasst sein. RechnungScanner.de liest Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuer aus Fotos und PDFs und erzeugt eine DATEV-Datei für das Steuerbüro. 10 Scans pro Monat sind kostenlos. So funktioniert das Scannen →
Stand: 1. Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.